Vergaberecht erklärt
Ausschreibungen des Bundes
Der Bund ist der größte einzelne öffentliche Auftraggeber in Deutschland, aber er veröffentlicht nicht an einer Stelle. Wer nur ein Portal beobachtet, sieht einen Ausschnitt und hält ihn für den Markt.
Drei Ebenen, die man auseinanderhalten muss
Oberhalb der EU-Schwellenwerte besteht die Pflicht zur europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Für diese Verfahren ist TED die vollständige Quelle, unabhängig davon, welche Behörde ausschreibt.
Unterhalb der Schwellenwerte gibt es diese Pflicht nicht. Der Bund bündelt einen großen Teil seiner nationalen Bekanntmachungen auf der Bundesplattform service.bund.de, und die Angebotsabgabe läuft häufig über die e-Vergabe des Bundes.
Daneben gibt es Ressorts und Beschaffungsstellen mit eigenen Verfahren und eigenen Portalen. Bundeswehr, Autobahn, Bahn-nahe Gesellschaften und Bundesbetriebe erscheinen nicht zwangsläufig dort, wo man sie zuerst sucht.
Was das praktisch bedeutet
Für Aufträge ab EU-Schwellenwert reicht eine Quelle, und die ist vollständig. Für alles darunter reicht keine einzelne Quelle, und genau dort liegt das Geschäft, um das mittelständische Betriebe konkurrieren.
Diese Seite führt deshalb beide zusammen, TED für die EU-Ebene und service.bund.de für die nationale, dedupliziert die Überschneidung und rechnet das Ergebnis gegen Ihr Betriebsprofil. Die Angebotsabgabe bleibt bei der Plattform, die der Auftraggeber vorgibt.
Registrierung lohnt sich vor dem ersten Auftrag
Bundesstellen greifen bei beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben auf Unternehmen zurück, die sie kennen. Eine Registrierung auf den Plattformen, über die eine Stelle tatsächlich vergibt, und eine Präqualifikation sind die beiden Schritte, die Sie überhaupt erst auffindbar machen.
Bei Bauleistungen des Bundes kommt das Vergabehandbuch hinzu: die Formblätter sind standardisiert, und wer sie einmal sauber vorbereitet hat, spart sie in jedem weiteren Verfahren.
Rahmenvereinbarungen: warum monatelang nichts ausgeschrieben wird
Ein erheblicher Teil des Bedarfs des Bundes wird nicht als Einzelauftrag vergeben, sondern über Rahmenvereinbarungen, aus denen viele Dienststellen abrufen. Der einzelne Abruf wird nicht neu bekannt gemacht. Für einen Betrieb, der nur Bekanntmachungen beobachtet, sieht es deshalb so aus, als würde in seinem Segment nichts beschafft, während in Wahrheit laufend abgerufen wird.
Der einzige Einstieg ist die Vergabe der Rahmenvereinbarung selbst. Achten Sie in Bekanntmachungen auf den Hinweis, dass eine Rahmenvereinbarung geschlossen wird, und auf die angegebene Laufzeit: sie sagt Ihnen, wann das Segment das nächste Mal offen ist. Rahmenvereinbarungen sind in ihrer Laufzeit begrenzt und werden danach neu ausgeschrieben.
Wird mit mehreren Unternehmen abgeschlossen, entscheidet entweder eine vorab festgelegte Rangfolge über den Abruf oder ein erneuter Wettbewerb unter den Rahmenvertragspartnern. Im zweiten Fall ist der Zuschlag auf die Rahmenvereinbarung erst die Eintrittskarte, der eigentliche Wettbewerb findet danach statt, meist mit sehr kurzen Fristen.
Eine Bekanntmachung des Bundes richtig lesen
Bekanntmachungen sind strukturierte Dokumente, und die entscheidenden Felder stehen selten am Anfang. Bevor Sie kalkulieren, sollten fünf Fragen beantwortet sein: Wer vergibt tatsächlich, welche Verfahrensart liegt vor, ist der Auftrag in Lose geteilt, welche Fristen gelten und welche Nachweise werden mit dem Angebot verlangt.
Die Losaufteilung ist für mittelständische Betriebe das wichtigste Feld. Ein Auftrag, der als Gesamtauftrag zu groß wirkt, ist in Fachlosen oft genau passend. Steht dort kein Los, obwohl klar unterscheidbare Gewerke enthalten sind, ist das ein Punkt, den Sie früh ansprechen können, nicht nach Ablauf der Angebotsfrist.
Der CPV-Code klassifiziert den Auftragsgegenstand und ist der Schlüssel, über den Portale und Benachrichtigungsdienste filtern. Pflegen Sie Ihre eigenen Codes bewusst: zu eng gesetzt, sehen Sie passende Aufträge nicht, weil die Vergabestelle einen benachbarten Code gewählt hat; zu weit gesetzt, ertrinken Sie in Treffern und lesen keinen davon mehr.
Vor der ersten Abgabe die Technik und die Zuständigkeit klären
Die Angebotsabgabe läuft über das Bietertool der Plattform, die der Auftraggeber vorgibt. Die Hürden liegen fast nie im Inhalt, sondern in der Organisation: ein Zugang, der auf eine einzelne Person läuft, eine geforderte Signaturstufe, für die Karte und Lesegerät fehlen, oder eine Datei, die das Tool nicht annimmt.
Klären Sie außerdem, dass die gesamte Kommunikation über die Plattform läuft. Bieterfragen werden dort gestellt, und die Antwort geht an alle Bieter. Ein Anruf bei der Vergabestelle ersetzt das nicht und wird als Auskunft in der Regel nicht verbindlich sein.
- Registrieren Sie sich auf den Plattformen, über die die für Sie relevanten Stellen tatsächlich vergeben, und hinterlegen Sie dort Suchprofile mit Ihren CPV-Codes und Ihrer Region.
- Führen Sie eine Testabgabe durch, bevor Sie das erste Mal unter Zeitdruck stehen, und prüfen Sie dabei Dateiformate und Größenbeschränkungen.
- Legen Sie eine Vertretung mit eigenem Zugang an, damit Krankheit oder Urlaub keine Frist kosten.
- Planen Sie die Abgabe deutlich vor Fristablauf ein, denn maßgeblich ist der Eingang auf der Plattform und nicht der Zeitpunkt, zu dem Sie den Upload gestartet haben.
Häufige Fragen
Sind alle Bundesaufträge auf einer Plattform zu finden?
Nein. Ab EU-Schwellenwert ist TED vollständig, darunter gibt es keine zentrale Veröffentlichungspflicht. Die Bundesplattform deckt einen großen Teil ab, aber einzelne Ressorts und Beschaffungsstellen nutzen eigene Wege.
Wo werden Ausschreibungen der Bundeswehr veröffentlicht?
Verfahren ab EU-Schwellenwert im Amtsblatt der Europäischen Union wie alle anderen auch. Darunter über die Beschaffungsstellen des Ressorts; für Verteidigungs- und Sicherheitsaufträge gelten zusätzlich eigene Vorschriften.
Brauche ich eine Registrierung, um Unterlagen zu sehen?
Für die Bekanntmachung nicht. Für den Download der vollständigen Vergabeunterlagen und für die Angebotsabgabe verlangen die meisten Plattformen eine Registrierung, die in der Regel kostenfrei ist.
Was ist ein CPV-Code und warum ist er für mich wichtig?
Das Common Procurement Vocabulary ist das einheitliche Klassifikationssystem für öffentliche Aufträge. Jede Bekanntmachung ordnet den Auftragsgegenstand mindestens einem Code zu, und alle Benachrichtigungsdienste und Portalsuchen arbeiten damit. Ihre Trefferqualität hängt unmittelbar davon ab, wie sorgfältig Sie Ihre eigenen Codes gewählt haben, einschließlich der benachbarten Codes, unter denen Ihre Leistung ebenfalls ausgeschrieben wird.
Kann ich noch zum Zug kommen, wenn der Bedarf über eine Rahmenvereinbarung gedeckt wird?
Innerhalb der Laufzeit in der Regel nur als Nachunternehmer eines Rahmenvertragspartners. Der reguläre Weg ist die Neuvergabe der Rahmenvereinbarung nach Ablauf ihrer Laufzeit. Notieren Sie sich dieses Datum aus der Bekanntmachung und bereiten Sie die Eignungsunterlagen rechtzeitig vor, denn diese Verfahren sind anspruchsvoll und kommen nur selten.