Vergaberecht erklärt

Die beschränkte Ausschreibung

Die beschränkte Ausschreibung ist das Verfahren, bei dem sich entscheidet, ob Sie als Betrieb überhaupt sichtbar sind. Der Auftraggeber begrenzt den Kreis derer, die anbieten dürfen. Ob Sie dazugehören, hängt von Vorarbeit ab, die lange vor der Bekanntmachung stattfindet.

Stand 2026-09-07

Die beiden Varianten

Mit Teilnahmewettbewerb wird der Auftrag öffentlich bekannt gemacht. Sie reichen zunächst nur einen Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen ein. Der Auftraggeber wählt daraus eine begrenzte Zahl von Bewerbern aus, die dann zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Der Aufwand für die erste Stufe ist gering, die Chance in der zweiten Stufe deutlich höher als im offenen Verfahren.

Ohne Teilnahmewettbewerb gibt es keine öffentliche Bekanntmachung des Bieterkreises. Die Vergabestelle fordert unmittelbar mehrere geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Sie erfahren von dem Auftrag nur, wenn Sie aufgefordert werden.

Wann sie zulässig ist

Unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die beschränkte Ausschreibung an Wertgrenzen und an sachliche Gründe gebunden, etwa daran, dass die Leistung nur von einem begrenzten Kreis von Unternehmen erbracht werden kann oder dass eine öffentliche Ausschreibung einen unverhältnismässigen Aufwand verursachen würde.

Oberhalb der Schwellenwerte heisst das Gegenstück nicht offenes Verfahren, und es steht dem offenen Verfahren gleichrangig zur Verfügung. Der Auftraggeber muss die Wahl nicht besonders rechtfertigen, er muss aber immer einen Teilnahmewettbewerb vorschalten.

Wie Sie in den Bieterkreis kommen

Drei Wege wirken. Erstens die Präqualifikation, weil sie der Vergabestelle die Eignungsprüfung abnimmt. Zweitens die Registrierung auf den Vergabeplattformen, die die Stelle tatsächlich einsetzt, denn dort wird der Bieterkreis oft zusammengestellt. Drittens Referenzen bei vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern in der Region, die in der Auswahl als Erstes gelesen werden.

Ein Betrieb, der ausschliesslich auf öffentliche Ausschreibungen reagiert, sieht die beschränkten Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb nie. Das ist keine Lücke in der Recherche, sondern eine Eigenschaft des Verfahrens.

Der Teilnahmeantrag und wie er bewertet wird

Der Teilnahmeantrag ist kein Angebot. Er enthält keinen Preis und kein Leistungskonzept, sondern den Nachweis, dass Sie den Auftrag ausführen können. Verlangt werden üblicherweise Angaben zum Unternehmen, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, zur technischen Ausstattung und zum Personal sowie Referenzen über vergleichbare Leistungen.

Wenn mehr geeignete Bewerber vorliegen als Plätze im Bieterkreis vorgesehen sind, muss der Auftraggeber nach den Kriterien auswählen, die er in der Bekanntmachung genannt hat. Häufig ist das eine Bewertungsmatrix, in der Referenzen nach Anzahl, Vergleichbarkeit und Aktualität Punkte bekommen. Lesen Sie diese Matrix, bevor Sie Ihre Referenzen auswählen: es zählt nicht die beeindruckendste Referenz, sondern die am besten passende.

Reichen Sie nur ein, was verlangt ist. Ein Teilnahmeantrag mit einer umfangreichen Selbstdarstellung, aber ohne die geforderte Eigenerklärung, wird genauso ausgeschlossen wie ein verspäteter Antrag.

Referenzen, die in der Auswahl tatsächlich zählen

Vergleichbarkeit wird an der Art der Leistung, am Umfang und am Auftraggeber gemessen. Eine Referenz für dieselbe Leistungsart bei einer öffentlichen Stelle wiegt in der Auswahl schwerer als ein grösseres, aber fachlich entferntes Projekt. Achten Sie darauf, dass der Leistungszeitraum innerhalb des in der Bekanntmachung genannten Zeitfensters liegt, denn ältere Referenzen werden oft schlicht nicht gewertet.

Der praktische Hebel liegt in der Pflege. Legen Sie für jeden abgeschlossenen öffentlichen Auftrag eine Referenzkarte an mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungszeitraum, Auftragswert und einer knappen Beschreibung der erbrachten Leistung. Holen Sie die Referenzbescheinigung ein, solange der Ansprechpartner noch im Amt und das Projekt frisch ist, nicht Jahre später unter Zeitdruck.

Wenn Sie in einem Marktsegment noch keine öffentlichen Referenzen haben, ist die Teilnahme an kleineren Aufträgen der einzige Weg hinein. Das ist kein Umweg, sondern der Aufbau des Nachweises, den jedes grössere Verfahren von Ihnen verlangen wird.

Bietergemeinschaft und Nachunternehmer im zweistufigen Verfahren

Wenn Sie die Eignung allein nicht erfüllen, entscheiden Sie das vor dem Teilnahmeantrag, nicht danach. Eine Bietergemeinschaft muss bereits in der ersten Stufe als solche auftreten, weil der Auftraggeber die Eignung der Gemeinschaft prüft und der Bieterkreis daraufhin festgelegt wird. Dem Antrag liegt üblicherweise eine Erklärung aller Mitglieder mit Benennung des bevollmächtigten Vertreters bei.

Der zweite Weg ist die Eignungsleihe: Sie stützen sich für einen Teil der Eignung auf ein anderes Unternehmen und legen dessen Verpflichtungserklärung vor, dass Ihnen die erforderlichen Mittel im Auftragsfall zur Verfügung stehen. Dieses Unternehmen muss die Leistung, für die es die Eignung leiht, im Auftragsfall auch tatsächlich erbringen.

Ein Wechsel der Zusammensetzung zwischen den beiden Stufen ist heikel. Er ist gegenüber der Vergabestelle offenzulegen und begründungsbedürftig, und dort, wo die Eignung des ausgeschiedenen Partners die Auswahl in Stufe eins getragen hat, kann er zum Ausschluss führen. Klären Sie die Belastbarkeit Ihrer Partner deshalb, bevor Sie den Antrag einreichen.

Wie häufig die Verfahrensarten wirklich sind

Die Verfahrensart steht in jeder Bekanntmachung. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:

Das Bild ist eindeutig: die offenen Verfahren dominieren, weil sie oberhalb der Schwellenwerte der gesetzliche Regelfall sind und weil 8721 der Treffer aus dem EU-Amtsblatt stammen gegenüber 1053 nationalen. Beschränkte und freihändige Verfahren erscheinen in dieser Statistik selten, und zwar aus einem Grund, der für Bieter der eigentliche Punkt ist: die Variante ohne Teilnahmewettbewerb wird gar nicht erst bekannt gemacht. Was Sie hier zählen können, ist nur der Teil des Marktes, der öffentlich stattfindet.

Gezählt über 9774 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-10-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.