Vergaberecht erklärt

Die Vergabeverfahren im Überblick

Die Verfahrensart entscheidet, wie viele Bieter Sie gegen sich haben, ob Sie überhaupt eingeladen werden und wie viel Zeit Sie für das Angebot bekommen. Sie steht in jeder Bekanntmachung, wird von Bietern aber selten gelesen, weil die Begriffe oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte unterschiedlich heissen.

Stand 2026-09-07

Zwei Regelwerke, zwei Vokabulare

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland arbeiten mit zwei Regelwerken. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt europäisches Vergaberecht, umgesetzt in GWB, VgV, SektVO und VOB/A Abschnitt 2. Unterhalb gilt nationales Haushaltsrecht, also die UVgO für Liefer- und Dienstleistungen und VOB/A Abschnitt 1 für Bauleistungen.

Dieselbe Sache trägt in beiden Welten einen anderen Namen. Was oberhalb der Schwelle offenes Verfahren heisst, heisst unterhalb öffentliche Ausschreibung. Aus dem nicht offenen Verfahren wird die beschränkte Ausschreibung, aus dem Verhandlungsverfahren die Verhandlungsvergabe, die in der VOB/A weiterhin freihändige Vergabe genannt wird. Wer nach dem falschen Begriff sucht, findet die Hälfte der Aufträge nicht.

Oberhalb der Schwellenwerte

Das offene Verfahren ist der Regelfall. Der Auftraggeber fordert öffentlich eine unbegrenzte Zahl von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Jeder darf bieten, die Eignung wird zusammen mit dem Angebot geprüft. Für Sie heisst das: freier Zugang, aber unbekannt viele Mitbewerber.

Beim nicht offenen Verfahren steht ein Teilnahmewettbewerb davor. Sie bewerben sich zuerst mit Ihren Eignungsnachweisen, der Auftraggeber wählt eine begrenzte Zahl von Bewerbern aus und nur diese dürfen anbieten. Der Aufwand verteilt sich damit auf zwei Stufen, die Erfolgsquote in Stufe zwei ist deutlich höher.

Das Verhandlungsverfahren und der wettbewerbliche Dialog sind an Voraussetzungen gebunden, etwa daran, dass die Leistung nicht vorab eindeutig beschreibbar ist. Sie erkennen sie daran, dass über den Angebotsinhalt tatsächlich gesprochen wird. Die Innovationspartnerschaft ist der Sonderfall für Entwicklungsleistungen.

Unterhalb der Schwellenwerte

Hier liegt das Geschäft, um das mittelständische Betriebe tatsächlich konkurrieren. Die öffentliche Ausschreibung entspricht dem offenen Verfahren. Die beschränkte Ausschreibung gibt es mit und ohne Teilnahmewettbewerb, und die Variante ohne Teilnahmewettbewerb ist für Bieter die unangenehmste: der Auftraggeber fordert direkt eine Handvoll Unternehmen auf, die er kennt. Wer nicht auf dieser Liste steht, erfährt von dem Auftrag nichts.

Genau deshalb lohnt sich die Präqualifikation und die Eintragung in die Bieterdatenbanken der Vergabestellen, mit denen Sie arbeiten wollen. Sichtbarkeit ist unterhalb der Schwellenwerte kein Nebeneffekt, sondern die Voraussetzung dafür, überhaupt gefragt zu werden.

Die Verfahrensart entscheidet über Ihren Angebotsaufwand

Sobald Sie die Verfahrensart kennen, wissen Sie, welche Arbeit vor Ihnen liegt und wann sie anfällt. Im offenen Verfahren und in der öffentlichen Ausschreibung fällt alles in einem Schritt an: Eignungsnachweise, Kalkulation, Erklärungen und Formulare müssen bis zum Angebotstermin vollständig vorliegen. Im zweistufigen Verfahren trennen sich Eignung und Preis, und Sie kalkulieren erst, wenn Sie ausgewählt sind.

Diese Unterscheidung gehört an den Anfang Ihrer Entscheidung über Teilnahme oder Verzicht. Ein Betrieb mit knapper Kalkulationskapazität fährt mit zweistufigen Verfahren besser, weil er den grossen Aufwand nur bei den Vorhaben investiert, für die er bereits im Bieterkreis steht.

• Prüfen Sie zuerst, ob die Bekanntmachung einen Teilnahmewettbewerb vorsieht, denn davon hängt ab, welche Unterlagen zu welchem Termin fällig sind.
• Klären Sie früh, ob Sie Nachweise brauchen, die Zeit kosten, etwa aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen, eine Bürgschaft oder den Nachweis einer Versicherungssumme, die Ihre Police derzeit nicht abdeckt.
• Rechnen Sie die interne Freigabe ein, wenn Angebote in Ihrem Haus von der Geschäftsführung gezeichnet werden müssen, und legen Sie den internen Termin vor den Abgabetermin.
• Planen Sie die elektronische Abgabe mit Puffer, weil eine verspätet eingegangene Datei kein Formfehler ist, den jemand heilen kann, sondern das Ende Ihres Angebots.

Rahmenvereinbarungen und Beschaffungssysteme neben den Verfahrensarten

Neben den Verfahrensarten gibt es Instrumente, die bestimmen, wie oft und wie lange ein Auftrag vergeben wird. Die Rahmenvereinbarung ist der wichtigste Fall: der Auftraggeber schreibt einmal aus und ruft die Leistung danach über die Laufzeit ab. Wer hier nicht zum Zug kommt, ist für die gesamte Laufzeit aussen vor, auch wenn einzelne Bedarfe später besser zu ihm passen würden.

Rahmenvereinbarungen werden mit einem oder mit mehreren Unternehmen geschlossen. Bei mehreren Partnern folgt der Abruf entweder einer festen Rangfolge oder einem erneuten Wettbewerb unter den Rahmenvertragspartnern, dem sogenannten Miniwettbewerb. Welche Variante gilt, steht in den Vergabeunterlagen und ist für Ihre Kalkulation wichtiger als die Frage, wie hoch das genannte Gesamtvolumen ist, denn dieses Volumen ist eine Schätzung und keine Abnahmegarantie.

Daneben stehen dynamische Beschaffungssysteme, in die Sie sich während der ganzen Laufzeit aufnehmen lassen können, sowie elektronische Kataloge. Beides lohnt die einmalige Registrierung, weil danach jeder Einzelabruf ohne neuen Zulassungsaufwand an Sie gehen kann.

Was auf der Seite der Vergabestelle passiert und warum es Sie bindet

Jede Vergabestelle führt einen Vergabevermerk. Darin wird die Wahl der Verfahrensart begründet, der Ablauf dokumentiert und jede Wertungsentscheidung festgehalten. Dieser Vermerk ist der Grund, warum Sie auf informellem Weg keine Auskunft bekommen: alles, was Ihnen ein Sachbearbeiter sagt, müsste dokumentiert und allen anderen Bietern in gleicher Weise mitgeteilt werden.

Deshalb geht jede Antwort auf eine Bieterfrage anonymisiert an alle Bieter. Für Sie hat das zwei Folgen. Erstens verschenken Sie mit einer Frage, die Ihre Lösungsidee verrät, einen Vorsprung an den Wettbewerb. Zweitens müssen Sie die Antworten auf fremde Fragen bis zur Abgabe verfolgen, weil sie die Vergabeunterlagen ändern können und für Ihr Angebot verbindlich werden.

Ebenso erklärt sich die Strenge bei Formalien. Der Auftraggeber muss belegen, dass er alle Angebote gleich behandelt hat. Ein Auge zuzudrücken ist für ihn kein Entgegenkommen, sondern ein Angriffspunkt für den unterlegenen Bieter.

Wie häufig die Verfahrensarten wirklich sind

Die Verfahrensart steht in jeder Bekanntmachung. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:

Das Bild ist eindeutig: die offenen Verfahren dominieren, weil sie oberhalb der Schwellenwerte der gesetzliche Regelfall sind und weil 8721 der Treffer aus dem EU-Amtsblatt stammen gegenüber 1053 nationalen. Beschränkte und freihändige Verfahren erscheinen in dieser Statistik selten, und zwar aus einem Grund, der für Bieter der eigentliche Punkt ist: die Variante ohne Teilnahmewettbewerb wird gar nicht erst bekannt gemacht. Was Sie hier zählen können, ist nur der Teil des Marktes, der öffentlich stattfindet.

Gezählt über 9774 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-10-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.