Vergaberecht erklärt

Freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe

Die freihändige Vergabe hat einen schlechten Ruf, den sie nur zur Hälfte verdient. Sie ist kein rechtsfreier Raum, sondern ein Verfahren mit eigenen Voraussetzungen. Für kleine und mittlere Betriebe ist sie oft die realistischste Chance auf einen öffentlichen Auftrag, weil der Wettbewerb überschaubar bleibt.

Stand 2026-09-07

Zwei Namen, ein Gedanke

In der VOB/A für Bauleistungen heisst das Verfahren freihändige Vergabe. In der UVgO für Liefer- und Dienstleistungen heisst dasselbe seit ihrer Einführung Verhandlungsvergabe. Gemeint ist beide Male: der Auftraggeber wendet sich ohne förmliches Verfahren an Unternehmen und verhandelt über die Angebote.

Verhandeln ist dabei der entscheidende Unterschied zur Ausschreibung. Bei einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung ist das Nachverhandeln von Preisen ausdrücklich untersagt. Hier ist es der Kern des Verfahrens.

Mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Beide Verfahren gibt es in zwei Varianten. Mit Teilnahmewettbewerb wird der Auftrag öffentlich bekannt gemacht, jeder kann sich um die Teilnahme bewerben, und der Auftraggeber wählt aus den Bewerbern aus. Ohne Teilnahmewettbewerb spricht der Auftraggeber direkt Unternehmen an, die er kennt oder recherchiert hat.

Die Variante ohne Teilnahmewettbewerb ist der Grund, warum reine Portalbeobachtung nicht reicht. Diese Aufträge werden nie ausgeschrieben. Sie kommen nur zu Ihnen, wenn die Vergabestelle Sie kennt, Sie präqualifiziert sind oder Sie in ihrem Bieterverzeichnis stehen.

Wertgrenzen, und warum sie sich unterscheiden

Die Wertgrenzen für die freihändige Vergabe stehen nicht in einem einzigen Gesetz. Für Bauleistungen des Bundes regelt sie § 3a VOB/A, für die Länder gelten eigene Vergabeerlasse und Wertgrenzenverordnungen, die regelmässig angepasst werden und sich zwischen den Ländern deutlich unterscheiden.

Praktisch heisst das: die Wertgrenze, die für einen Auftrag in Nordrhein-Westfalen gilt, ist nicht die, die in Bayern gilt. Prüfen Sie im Zweifel den aktuellen Vergabeerlass des Landes, in dem die Vergabestelle sitzt, nicht den Ihres eigenen Firmensitzes.

Wie eine Verhandlung tatsächlich abläuft

Nach der Aufforderung geben Sie zunächst ein Erstangebot ab. Der Auftraggeber prüft Eignung und Vollständigkeit und lädt danach zu einer oder mehreren Verhandlungsrunden ein, meist in Einzelgesprächen. Jede Runde wird protokolliert, und am Ende fordert die Vergabestelle in der Regel ein finales Angebot zu einem festen Termin an, auf das der Zuschlag erteilt wird.

Die Gleichbehandlung gilt auch hier. Alle Bieter bekommen dieselben Informationen, dieselben Fristen und dieselbe Gelegenheit, ihr Angebot nachzubessern. Lösungen, Preise und Konzepte eines Bieters darf der Auftraggeber den anderen nicht offenlegen. Wenn im Gespräch eine geänderte Anforderung entsteht, muss sie allen mitgeteilt werden.

Bereiten Sie das Gespräch vor wie einen Verhandlungstermin mit einem privaten Kunden, aber ohne die Erwartung, dass persönliche Sympathie den Ausschlag gibt. Die Vergabestelle muss ihre Entscheidung im Vergabevermerk anhand der bekannt gemachten Kriterien begründen. Was Sie im Gespräch zusagen, wirkt nur, wenn es danach im schriftlichen Angebot steht.

Was verhandelbar ist und was nicht

Verhandelbar ist das Angebot, nicht das Verfahren. Diese Grenze wird häufig unterschätzt, und ein Bieter, der sie überschreitet, macht sein eigenes Angebot unwertbar.

• Verhandelbar sind Preise und Preisstrukturen, Ausführungs- und Lieferzeiten, technische Lösungswege oberhalb der Mindestanforderungen, Schnittstellen, Servicebestandteile und der Umfang optionaler Leistungen.
• Nicht verhandelbar sind die Mindestanforderungen an die Leistung, die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sowie die Eignungsanforderungen, denn diese Punkte definieren den Wettbewerb selbst.
• Ebenfalls nicht verhandelbar sind die vom Auftraggeber vorgegebenen Vertragsbedingungen, soweit die Unterlagen sie als unabänderlich bezeichnen. Eigene Geschäftsbedingungen einzureichen ist auch in einer Verhandlungsvergabe ein Ausschlussgrund.
• Prüfen Sie vor dem Termin, welche Punkte für Sie wirtschaftlich wirklich wichtig sind, und geben Sie an anderer Stelle nach. Ein pauschaler Nachlass am Ende der Verhandlung ist der teuerste und am wenigsten überzeugende Weg.

Dokumentation und Grenzen des Verfahrens

Die freihändige Vergabe ist das am stärksten begründungspflichtige Verfahren. Der Auftraggeber muss im Vergabevermerk festhalten, warum er nicht ausgeschrieben hat, welche Unternehmen er warum angesprochen hat und wie er den Zuschlag begründet. Diese Dokumentationspflicht ist der Grund, warum Vergabestellen bei der Zusammenstellung des Bieterkreises konservativ vorgehen und Unternehmen bevorzugen, deren Eignung sie bereits belegt haben.

Oberhalb der Schwellenwerte ist das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn aus technischen Gründen nur ein einziges Unternehmen in Betracht kommt oder eine vorangegangene Ausschreibung ergebnislos geblieben ist. Wird das Verfahren zu Unrecht gewählt, ist der spätere Vertrag angreifbar.

Unterhalb der Schwellenwerte fehlt dieser Rechtsweg. Was bleibt, ist die Beschwerde bei der Vergabestelle oder ihrer Aufsicht. Das ist der praktische Grund, die Energie nicht in die Kontrolle fremder Verfahren zu stecken, sondern in die eigene Sichtbarkeit bei den Stellen, die für Sie in Frage kommen.

Wie häufig die Verfahrensarten wirklich sind

Die Verfahrensart steht in jeder Bekanntmachung. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:

Das Bild ist eindeutig: die offenen Verfahren dominieren, weil sie oberhalb der Schwellenwerte der gesetzliche Regelfall sind und weil 8739 der Treffer aus dem EU-Amtsblatt stammen gegenüber 1056 nationalen. Beschränkte und freihändige Verfahren erscheinen in dieser Statistik selten, und zwar aus einem Grund, der für Bieter der eigentliche Punkt ist: die Variante ohne Teilnahmewettbewerb wird gar nicht erst bekannt gemacht. Was Sie hier zählen können, ist nur der Teil des Marktes, der öffentlich stattfindet.

Gezählt über 9795 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-10-23. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.