Vergaberecht erklärt
Freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe
Die freihändige Vergabe hat einen schlechten Ruf, den sie nur zur Hälfte verdient. Sie ist kein rechtsfreier Raum, sondern ein Verfahren mit eigenen Voraussetzungen. Für kleine und mittlere Betriebe ist sie oft die realistischste Chance auf einen öffentlichen Auftrag, weil der Wettbewerb überschaubar bleibt.
Zwei Namen, ein Gedanke
In der VOB/A für Bauleistungen heisst das Verfahren freihändige Vergabe. In der UVgO für Liefer- und Dienstleistungen heisst dasselbe seit ihrer Einführung Verhandlungsvergabe. Gemeint ist beide Male: der Auftraggeber wendet sich ohne förmliches Verfahren an Unternehmen und verhandelt über die Angebote.
Verhandeln ist dabei der entscheidende Unterschied zur Ausschreibung. Bei einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung ist das Nachverhandeln von Preisen ausdrücklich untersagt. Hier ist es der Kern des Verfahrens.
Mit oder ohne Teilnahmewettbewerb
Beide Verfahren gibt es in zwei Varianten. Mit Teilnahmewettbewerb wird der Auftrag öffentlich bekannt gemacht, jeder kann sich um die Teilnahme bewerben, und der Auftraggeber wählt aus den Bewerbern aus. Ohne Teilnahmewettbewerb spricht der Auftraggeber direkt Unternehmen an, die er kennt oder recherchiert hat.
Die Variante ohne Teilnahmewettbewerb ist der Grund, warum reine Portalbeobachtung nicht reicht. Diese Aufträge werden nie ausgeschrieben. Sie kommen nur zu Ihnen, wenn die Vergabestelle Sie kennt, Sie präqualifiziert sind oder Sie in ihrem Bieterverzeichnis stehen.
Wertgrenzen, und warum sie sich unterscheiden
Die Wertgrenzen für die freihändige Vergabe stehen nicht in einem einzigen Gesetz. Für Bauleistungen des Bundes regelt sie § 3a VOB/A, für die Länder gelten eigene Vergabeerlasse und Wertgrenzenverordnungen, die regelmässig angepasst werden und sich zwischen den Ländern deutlich unterscheiden.
Praktisch heisst das: die Wertgrenze, die für einen Auftrag in Nordrhein-Westfalen gilt, ist nicht die, die in Bayern gilt. Prüfen Sie im Zweifel den aktuellen Vergabeerlass des Landes, in dem die Vergabestelle sitzt, nicht den Ihres eigenen Firmensitzes.
Wie häufig die Verfahrensarten wirklich sind
Die Verfahrensart steht in jeder Bekanntmachung. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:
| Verfahrensart | Anzahl | Anteil | |
|---|---|---|---|
| Offenes Verfahren | 2966 | 74,9 % | |
| Öffentliche Ausschreibung | 916 | 23,1 % | |
| Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb | 42 | 1,1 % | |
| Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb | 10 | 0,3 % | |
| Beschränkte Ausschreibung | 9 | 0,2 % | |
| Öffentlicher Teilnahmewettbewerb | 6 | 0,2 % | |
| Freihändige Vergabe | 5 | 0,1 % | |
| Vorinformationsverfahren | 4 | 0,1 % |
Das Bild ist eindeutig: die offenen Verfahren dominieren, weil sie oberhalb der Schwellenwerte der gesetzliche Regelfall sind und weil 3008 der Treffer aus dem EU-Amtsblatt stammen gegenüber 964 nationalen. Beschränkte und freihändige Verfahren erscheinen in dieser Statistik selten, und zwar aus einem Grund, der für Bieter der eigentliche Punkt ist: die Variante ohne Teilnahmewettbewerb wird gar nicht erst bekannt gemacht. Was Sie hier zählen können, ist nur der Teil des Marktes, der öffentlich stattfindet.
Gezählt über 3972 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-07. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.
Häufige Fragen
Ist die freihändige Vergabe dasselbe wie ein Direktauftrag?
Nein. Beim Direktauftrag holt die Vergabestelle unterhalb einer sehr niedrigen Wertgrenze nur ein Angebot ein. Die freihändige Vergabe verlangt in der Regel mehrere Angebote und eine dokumentierte Auswahl.
Wie viele Angebote muss der Auftraggeber einholen?
Das richtet sich nach dem jeweiligen Vergabeerlass und dem Auftragswert. Üblich sind drei Angebote, in den unteren Wertbereichen weniger. Verbindlich ist der Erlass des Landes oder die Dienstanweisung der Vergabestelle.
Wie komme ich in den Kreis der angefragten Unternehmen?
Über die Präqualifikation, über die Eintragung in die Bieterverzeichnisse der Vergabeplattformen, die die Stelle nutzt, und über nachweisbare Referenzen bei vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern in der Region.