Vergaberecht erklärt
Das Vergabehandbuch des Bundes
Wer zum ersten Mal bei einer Baumaßnahme des Bundes anbietet, trifft auf einen Stapel nummerierter Formblätter und keine Erklärung dazu. Sie stammen alle aus einem Dokument, dem Vergabehandbuch, und die Nummern sind über Jahre stabil geblieben.
Was das VHB ist
Das Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes, kurz VHB, ist die Arbeitsanweisung, nach der Bundesdienststellen Bauleistungen vergeben. Es enthält Richtlinien für die Vergabestelle und die Formblätter, die zusammen mit den Vergabeunterlagen ausgegeben und von Bietern ausgefüllt zurückgegeben werden.
Es ist kein Gesetz. Verbindlich wird es über die Anwendungsanweisungen des Bundes für seine eigenen Dienststellen. Die Länder haben eigene Handbücher, etwa das VHB Bayern, und die Formblattnummern stimmen dort nicht zwangsläufig überein. Prüfen Sie, wessen Handbuch die Vergabestelle nennt.
Die Formblätter, die Bieter tatsächlich betreffen
Die Formblätter 221, 222 und 223 werden zusammen oft EFB-Preis genannt. Sie legen Ihre Kalkulation gegenüber dem Auftraggeber offen, was der Grund ist, warum sie unter Bietern unbeliebt sind.
- 124, Eigenerklärung zur Eignung. Das zentrale Eignungsformular für Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind. Wer eine Präqualifikation hat, gibt stattdessen seine Nummer an.
- 221, Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation. Die Kalkulationsoffenlegung für Betriebe, die über Zuschläge auf Einzelkosten kalkulieren.
- 222, Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme. Dasselbe für Betriebe, die über die Endsumme kalkulieren. Sie füllen 221 oder 222, nicht beide.
- 223, Aufgliederung der Einheitspreise. Die positionsbezogene Aufschlüsselung wichtiger, den Preis bestimmender Positionen.
- 233, Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen, und 235, Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, wenn Sie Leistungen weitergeben oder fremde Eignung nutzen.
Wann die Preisformblätter verlangt werden dürfen
Hier steckt der praktisch wichtigste Punkt. Nach der Richtlinie zum Formblatt 223 im VHB des Bundes ist das Ausfüllen nur von den Bietern zu fordern, deren Angebote in der <b>engeren Wahl</b> sind, und auch dann nur für wichtige, den Preis bestimmende Positionen.
Eine Vergabestelle, die die vollständige Aufgliederung sämtlicher Einheitspreise von allen Bietern schon mit der Angebotsabgabe verlangt, geht darüber hinaus. Das ist ein zulässiger Gegenstand einer Bieterfrage, und der richtige Zeitpunkt dafür ist die Fragefrist, nicht die Zeit nach der Submission.
Wie Sie damit umgehen
Halten Sie die Eigenerklärung zur Eignung aktuell vor, statt sie je Verfahren neu zu erstellen, und prüfen Sie, ob sich die Präqualifikation für Sie rechnet: sie ersetzt dieses Formblatt dauerhaft.
Klären Sie vor der Kalkulation, ob Sie über Zuschläge oder über die Endsumme rechnen, und füllen Sie konsequent nur das dazu passende Formblatt. Widersprüche zwischen Kalkulationsformblatt und Leistungsverzeichnis sind ein häufiger Anlass für Aufklärungsverlangen.
Das Handbuch ist mehr als die Formblätter
Bieter nehmen das VHB fast ausschließlich über die auszufüllenden Formblätter wahr. Der größere Teil des Handbuchs sind jedoch Richtlinien für die Vergabestelle und standardisierte Vertragstexte, die den Vergabeunterlagen ohne weitere Erläuterung beiliegen. Genau dort steht, was ein Auftrag Sie im Ernstfall kostet.
Die Bewerbungsbedingungen regeln den Ablauf des Verfahrens aus Bietersicht: wie Erklärungen abzugeben sind, wie mit fehlenden Unterlagen umgegangen wird, wie Nebenangebote behandelt werden und bis wann Sie gebunden sind. Sie werden selten gelesen und beantworten die meisten Fragen, die Bieter später telefonisch stellen.
Die Vertragsbedingungen entscheiden über die Risikoverteilung. Dort finden Sie Regelungen zu Sicherheitsleistungen, Vertragsstrafen, Zahlungsbedingungen, Stundenlohnarbeiten und Nachweispflichten. Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen ergänzen die ATV der VOB/C um objektbezogene Anforderungen. Wer nur das Leistungsverzeichnis kalkuliert und diese Dokumente überfliegt, kalkuliert die Leistung, aber nicht den Vertrag.
Warum die Kalkulationsformblätter über den Zuschlag hinaus wirken
Die offengelegte Kalkulation dient dem Auftraggeber zunächst zur Prüfung, ob ein auffällig niedriger Preis auskömmlich ist. Ihre eigentliche Wirkung entfaltet sie später: sie ist die Grundlage, auf der über die Preise von Nachträgen gesprochen wird. Zuschlagssätze, Stundenverrechnungssätze und Gemeinkostenanteile, die Sie im Verfahren angeben, begegnen Ihnen bei jeder Nachtragsverhandlung wieder.
Daraus folgt eine einfache Regel: geben Sie an, wie Sie tatsächlich gerechnet haben. Geglättete oder taktisch verschobene Sätze wirken im Verfahren unauffällig und arbeiten während der Ausführung gegen Sie, weil Sie an Ihren eigenen Zahlen gemessen werden.
Ebenso wichtig ist die Widerspruchsfreiheit. Die Angaben in den Kalkulationsformblättern müssen zur Angebotssumme und zu den Einheitspreisen im Leistungsverzeichnis passen. Abweichungen sind der häufigste Anlass für ein Aufklärungsverlangen und im ungünstigen Fall der Einstieg in eine Diskussion über die Ernsthaftigkeit des Angebots.
Wie Sie den Formblattbestand im Betrieb organisieren
Formblätter werden fortgeschrieben. Maßgeblich ist immer die Fassung, die mit den Vergabeunterlagen des laufenden Verfahrens ausgegeben wurde, nicht die Datei aus einem früheren Angebot. Übernehmen Sie Inhalte, niemals die alte Datei, denn eine überholte Fassung ist eine Abweichung von den Vergabeunterlagen und damit vermeidbares Risiko.
Prüfen Sie außerdem zuerst, wessen Handbuch gilt. Bund, Länder und einzelne Bauverwaltungen arbeiten mit eigenen Handbüchern, deren Systematik ähnlich, deren Nummerierung aber nicht deckungsgleich ist. Ein Formblatt mit passender Überschrift aus dem falschen Handbuch erfüllt die Anforderung nicht.
- Führen Sie eine interne Liste, welche Angaben aus welchem Stammdatensatz kommen, damit ein Formblatt nicht jedes Mal neu recherchiert wird.
- Legen Sie fest, wer im Betrieb die Kalkulationsangaben verantwortet und wer die unternehmensbezogenen Erklärungen unterschreibt.
- Halten Sie die Nachweise, auf die sich die Erklärungen beziehen, griffbereit, denn im Zuschlagsfall werden sie kurzfristig verlangt.
- Dokumentieren Sie je Verfahren, welche Fassung eines Formblatts eingereicht wurde, damit Sie bei Rückfragen denselben Stand vor sich haben wie die Vergabestelle.
Häufige Fragen
Wo bekomme ich die Formblätter?
Sie sind Teil der Vergabeunterlagen und werden mit ihnen ausgegeben. Der Bund veröffentlicht sie zusätzlich frei zugänglich, unter anderem über das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung.
Muss ich 221 und 222 beide ausfüllen?
Nein. 221 gilt für die Zuschlagskalkulation, 222 für die Kalkulation über die Endsumme. Sie füllen das Formblatt aus, das zu Ihrer Kalkulationsart passt.
Gilt das VHB auch für Länder und Kommunen?
Nicht unmittelbar. Der Bund gibt es seinen Dienststellen vor; Länder haben eigene Handbücher, und Kommunen folgen den Vorgaben ihres Landes. Die Formblattnummern können abweichen, auch wenn die Systematik ähnlich ist.
Was passiert, wenn ein Formblatt fehlt?
Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen darf der Auftraggeber nachfordern, mit einer kurzen und nicht verlängerbaren Frist. Preisangaben sind von der Nachforderung ausgenommen, ein fehlender Preis ist also nicht heilbar.
Darf ich ein ausgefülltes Formblatt aus einem früheren Verfahren wiederverwenden?
Den Inhalt ja, die Datei nein. Verwenden Sie immer die Fassung, die mit den aktuellen Vergabeunterlagen ausgegeben wurde. Die Formblätter werden fortgeschrieben, und eine eingereichte Altfassung weicht von den Vergabeunterlagen ab, was den Aufwand einer Klärung auslöst und im schlechten Fall mehr kostet.
Was passiert mit meiner offengelegten Kalkulation nach dem Verfahren?
Sie wird Teil der Vergabeakte und unterliegt der Vertraulichkeit. Der Auftraggeber darf sie nicht an Mitbewerber weitergeben. In einem Nachprüfungsverfahren kann ein anderer Beteiligter Akteneinsicht beantragen; Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sind davon auszunehmen. Kennzeichnen Sie schutzwürdige Angaben deshalb von sich aus als solche, statt sich darauf zu verlassen, dass die Stelle sie erkennt.