Vergaberecht erklärt

Eignung, Nachweise und Präqualifikation

Eignung ist die Eintrittskarte. Sie wird vor dem Preis geprüft, und wer sie nicht nachweist, kommt in die Wertung des Angebots gar nicht erst hinein. Der Aufwand dafür lässt sich weitgehend einmalig erledigen statt bei jedem Angebot neu.

Stand 2026-09-07

Die vier Gruppen von Eignungsnachweisen

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung. Handelsregisterauszug, Eintragung in die Handwerksrolle, berufsrechtliche Zulassungen.
• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit. Umsatzangaben der letzten Geschäftsjahre, Betriebshaftpflicht mit bestimmten Deckungssummen, Bankerklärung.
• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Referenzen vergleichbarer Leistungen, Angaben zu Personal und Gerät, Qualifikationen der Führungskräfte.
• Nachweise zum Ausschluss von Ausschlussgründen. Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Erklärungen zu Insolvenz und schweren Verfehlungen.

Präqualifikation

Bei der Präqualifikation lassen Sie Ihre Eignungsnachweise einmal jährlich von einer anerkannten Stelle prüfen und werden in ein Verzeichnis eingetragen. Im Verfahren geben Sie dann nur noch Ihre Nummer an. Für Bauleistungen ist das die Präqualifikation nach PQ-VOB, für Liefer- und Dienstleistungen bestehen eigene Verzeichnisse.

Der Nutzen liegt nicht nur in der Zeitersparnis. Bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben stellen Vergabestellen ihren Bieterkreis häufig aus diesen Verzeichnissen zusammen. Wer dort nicht steht, wird nicht gefunden.

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung

Oberhalb der Schwellenwerte tritt an die Stelle der Nachweise zunächst die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, kurz EEE. Sie erklären damit, dass Sie die Eignungskriterien erfüllen und keine Ausschlussgründe vorliegen. Die eigentlichen Belege verlangt der Auftraggeber erst von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll.

Das senkt den Aufwand pro Verfahren erheblich. Es verschiebt ihn aber auch: die Belege müssen dann kurzfristig vorliegen, und veraltete Bescheinigungen kosten in dieser Phase den Auftrag.

Wenn Unterlagen fehlen

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen darf der Auftraggeber nachfordern. Er ist dazu nicht in jedem Fall verpflichtet, und die Nachforderungsfrist ist kurz und nicht verlängerbar. Leistungsbezogene Angaben, insbesondere Preise, sind von der Nachforderung ausgenommen.

Eignungskriterien binden auch den Auftraggeber

Der Auftraggeber ist in dem, was er verlangt, nicht frei. Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und zu ihm verhältnismäßig sein. Ein Mindestumsatz, der weit über dem Auftragswert liegt, oder eine Referenzanforderung, die nur ein einziges Unternehmen erfüllen kann, sind angreifbar.

Ebenso wichtig ist die Bekanntgabe. Welche Eignungskriterien gelten und mit welchen Unterlagen sie nachzuweisen sind, muss der Auftraggeber abschließend in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen nennen. Was dort nicht steht, darf im Verfahren nicht nachträglich verlangt und Ihnen nicht entgegengehalten werden. Umgekehrt gilt: was dort steht, gilt vollständig, auch wenn es an ungewohnter Stelle in den Unterlagen versteckt ist.

Halten Sie eine Anforderung für überzogen, ist der Zeitpunkt für die Rüge sofort nach Kenntnis, nicht nach der Absage. Wer eine erkennbar unzulässige Anforderung erst rügt, nachdem er verloren hat, ist mit dem Einwand regelmäßig ausgeschlossen.

Referenzen so aufbauen, dass sie im Verfahren zählen

Referenzen sind der Eignungsnachweis, der am häufigsten scheitert, und fast nie daran, dass die Leistung nicht erbracht wurde. Sie scheitern daran, dass die eingereichte Angabe die geforderte Vergleichbarkeit nicht erkennen lässt oder dass eine Angabe fehlt, die der Auftraggeber ausdrücklich verlangt hat.

Verlangt wird typischerweise, wer der Auftraggeber war, was genau ausgeführt wurde, in welchem Zeitraum, mit welchem Auftragswert und wer als Ansprechpartner Auskunft geben kann. Vergleichbar heißt nicht identisch: entscheidend ist, dass Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad die Leistungsfähigkeit für den ausgeschriebenen Auftrag belegen. Schreiben Sie diesen Bezug hin, statt ihn dem Leser zu überlassen.

Haben Sie die Referenz in einer Bietergemeinschaft oder als Nachunternehmer erbracht, weisen Sie den eigenen Leistungsanteil aus. Der Gesamtwert des Projekts ist dann nicht Ihre Referenz. Fragen Sie das Referenzschreiben außerdem zur Abnahme ab, solange die Ansprechpartner noch im Amt sind, und nicht Jahre später unter Zeitdruck.

Ausschlussgründe und die Möglichkeit der Selbstreinigung

Neben den positiven Eignungskriterien prüft der Auftraggeber, ob Ausschlussgründe vorliegen. Ein Teil von ihnen ist zwingend, etwa bei bestimmten Straftaten oder bei nicht gezahlten Steuern und Sozialabgaben. Ein anderer Teil ist fakultativ, der Auftraggeber entscheidet also nach Ermessen, etwa bei erheblichen Schlechtleistungen in früheren öffentlichen Aufträgen oder bei schweren Verfehlungen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit.

Oberhalb bestimmter Auftragswerte ist der Auftraggeber verpflichtet, vor dem Zuschlag beim Wettbewerbsregister abzufragen, ob zu dem vorgesehenen Unternehmen Eintragungen vorliegen. Diese Abfrage findet unabhängig von Ihren eigenen Erklärungen statt.

Liegt ein Ausschlussgrund vor, ist das nicht endgültig. Die Selbstreinigung erlaubt den Nachweis, dass der Schaden ausgeglichen oder zum Ausgleich verpflichtet wurde, dass der Sachverhalt aktiv aufgeklärt wurde und dass konkrete technische, organisatorische und personelle Maßnahmen getroffen wurden, die eine Wiederholung verhindern. Diese Maßnahmen müssen belegt sein und über eine Absichtserklärung hinausgehen. Bereiten Sie eine solche Darstellung vor, bevor sie das erste Mal im Verfahren gebraucht wird.

Wie viel Zeit tatsächlich bleibt

Der Angebotsvorlauf ist die Grösse, an der die meisten Bewerbungen scheitern, lange bevor der Preis eine Rolle spielt. So verteilt sich die verbleibende Frist über die offenen Verfahren:

4061 von 9774 Verfahren, also 41,5 Prozent, haben weniger als zwei Wochen Restfrist. Wer Eignungsnachweise erst dann zusammensucht, wenn er die Bekanntmachung liest, fällt bei diesen Verfahren regelmässig heraus. Das ist das eigentliche Argument für die Präqualifikation: sie verlegt den Aufwand aus der Frist heraus.

Gezählt über 9774 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-10-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.