Vergaberecht erklärt
Zuschlagskriterien und Wertung
Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot. Das ist nicht gleichbedeutend mit dem billigsten. Wie stark der Preis wiegt, legt der Auftraggeber vorher fest und muss es in den Vergabeunterlagen bekannt geben.
(1) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Grundlage dafür ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zu dessen Ermittlung können neben dem Preis oder den Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden.
Die vier Wertungsstufen
Die Reihenfolge ist bindend. Ein Angebot, das auf Stufe eins ausscheidet, wird inhaltlich nicht mehr betrachtet, egal wie gut der Preis ist.
- Formale Prüfung. Ist das Angebot fristgerecht, vollständig und unverändert?
- Eignungsprüfung. Erfüllt der Bieter die Eignungskriterien und liegen keine Ausschlussgründe vor?
- Preisprüfung. Sind die Preise plausibel und auskömmlich, oder ist eine Aufklärung erforderlich?
- Wirtschaftlichkeitsprüfung. Welches der verbliebenen Angebote ist nach den bekannt gegebenen Kriterien das wirtschaftlichste?
Preis allein oder Preis-Leistungs-Verhältnis
Bei standardisierten Leistungen ist der Preis oft das einzige Zuschlagskriterium. Sobald Qualität, Konzept, Termintreue oder Nachhaltigkeit eine Rolle spielen, arbeitet der Auftraggeber mit einer Bewertungsmatrix aus mehreren Kriterien mit Gewichtungen, die vorab bekannt zu geben sind.
Lesen Sie die Matrix, bevor Sie kalkulieren. Wenn Qualität mit vierzig Prozent gewichtet ist und über ein Konzept nachgewiesen wird, entscheidet die Qualität Ihres Textes über den Auftrag, nicht der letzte Prozentpunkt im Preis.
Ungewöhnlich niedrige Angebote
Erscheint ein Angebotspreis im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber die Zusammensetzung des Preises aufklären, bevor er das Angebot ablehnt. Als Aufgreifschwelle wird in der Praxis häufig ein Abstand von etwa zehn bis zwanzig Prozent zum nächsten Angebot herangezogen.
Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Kalkulation zu erläutern, ist das kein Vorwurf, sondern ein Verfahrensschritt. Antworten Sie mit nachvollziehbaren Angaben zu Fertigungsverfahren, Bezugsquellen und Vorteilen, die Ihren Preis erklären.
Wie eine Bewertungsmatrix aufgebaut ist
Eine Bewertungsmatrix besteht aus vier Bestandteilen: den Kriterien, ihren Gewichten, einer Punkteskala und der Regel, wie aus Punkten und Gewichten eine Gesamtwertung wird. Alle vier müssen in den Vergabeunterlagen stehen. Fehlt einer davon, ist die Wertung für Bieter nicht nachvollziehbar.
Lesen Sie die Matrix von hinten nach vorn: zuerst die Rechenregel, dann die Gewichte, dann die Punkteskala, zuletzt die Kriterientexte. So sehen Sie sofort, wo überhaupt Punkte zu holen sind. Ein Kriterium mit kleinem Gewicht und feiner Abstufung entscheidet nichts. Ein Kriterium mit großem Gewicht und nur zwei erreichbaren Stufen entscheidet unter Umständen alles.
- Trennen Sie messbare Kriterien wie Lieferzeit, Reaktionszeit oder Verbrauchswerte von beurteilenden Kriterien wie der Qualität eines Konzepts. Messbare Kriterien gewinnen Sie durch eine Zusage, beurteilende nur durch den Text.
- Prüfen Sie, ob Unterkriterien eigene Gewichte tragen oder gleichgewichtig in ihr Oberkriterium eingehen, denn davon hängt ab, wo sich Bearbeitungsaufwand lohnt.
- Achten Sie auf Mindestpunktzahlen und Ausschlussschwellen, die ein einzelnes Kriterium unabhängig von der Gesamtpunktzahl zum Ausscheidungskriterium machen.
- Halten Sie fest, welchen Nachweis ein Kriterium verlangt, denn eine Zusage ohne den geforderten Beleg wird üblicherweise mit der niedrigsten Stufe bewertet.
Preisformeln: warum derselbe Preis unterschiedlich viele Punkte wert ist
Der Preis geht nicht als Betrag in die Wertung ein, sondern wird in Punkte umgerechnet. Die gebräuchlichen Verfahren bewerten zwar alle das günstigste Angebot am besten, führen aber zu deutlich unterschiedlichen Abständen dahinter.
- Bei der Quotientenmethode erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl und alle anderen im Verhältnis ihres Preises dazu. Der Punktverlust wächst gleichmäßig mit dem Abstand zum besten Preis.
- Bei der linearen Interpolation zwischen dem niedrigsten und dem höchsten eingegangenen Angebot hängt Ihre Punktzahl von den Preisen der Mitbewerber ab. Ein einzelnes sehr teures Angebot streckt die Skala und lässt Ihren Rückstand kleiner erscheinen, als er kalkulatorisch ist.
- Wird gegen einen vorab festgelegten Referenz- oder Schätzwert bewertet, kennen Sie die Bezugsgröße nicht, wissen aber, dass fremde Angebote Ihre Punktzahl nicht verändern.
- Wird eine Kennzahl aus Leistungspunkten und Preis gebildet, entscheidet das Verhältnis und nicht die Differenz. Zusätzliche Leistungspunkte rechnen sich hier nur, solange sie weniger kosten, als sie an Kennzahl einbringen.
Konzepte schreiben, die gewertet werden können
Beurteilende Kriterien werden über Konzepte nachgewiesen, und Konzepte werden von Menschen bewertet, die mehrere davon nebeneinander lesen und ihre Bewertung anschließend in einem Vermerk begründen müssen. Ein Text, aus dem sich die Bewertung nicht direkt entnehmen lässt, zwingt den Bewerter zu einer eigenen Herleitung, und die fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Übernehmen Sie deshalb die Gliederung der Bewertungsmatrix als Gliederung Ihres Konzepts, mit denselben Überschriften in derselben Reihenfolge. Beantworten Sie jedes Unterkriterium genau dort, wo es gefragt ist, auch wenn sich Inhalte dabei wiederholen. Ein Verweis auf eine andere Seite kostet Punkte, wenn der Bewerter kriteriumsweise vorgeht.
Schreiben Sie konkret und prüfbar: benannte Personen mit ihrer Rolle, Abläufe mit Verantwortlichkeiten, Reaktionswege mit Erreichbarkeiten, Maßnahmen mit dem Zeitpunkt, zu dem sie greifen. Allgemeine Aussagen über hohe Qualität und langjährige Erfahrung sind nicht bewertbar und damit wertlos.
Halten Sie Seiten- und Formatvorgaben genau ein. Wo eine Obergrenze gilt, wird der überschüssige Teil regelmäßig nicht gelesen, und was nicht gelesen wird, wird nicht gewertet. Achten Sie zugleich darauf, dass das Konzept keine Vorbehalte enthält, denn eine Einschränkung im Konzepttext ist eine Änderung der Vergabeunterlagen und kostet nicht Punkte, sondern das Angebot.
Nach der Wertung: Information, Wartefrist und Rüge
Oberhalb der Schwellenwerte darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht sofort erteilen. Er informiert die unterlegenen Bieter vorab über den vorgesehenen Bieter und den Grund der Nichtberücksichtigung und wartet danach eine gesetzlich bestimmte Frist ab, bevor der Vertrag zustande kommt. Diese Wartefrist ist die einzige Gelegenheit, eine Entscheidung noch zu korrigieren. Ist der Vertrag geschlossen, bleibt er im Regelfall wirksam.
Der Weg dorthin beginnt mit der Rüge gegenüber dem Auftraggeber. Darin schildern Sie den Sachverhalt, benennen den beanstandeten Punkt und fordern Abhilfe. Hilft der Auftraggeber nicht ab, folgt der Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer. Beide Schritte sind fristgebunden, und die Fristen sind knapp bemessen: ein Absageschreiben, das erst nach dem Wochenende geöffnet wird, kann den Rechtsschutz bereits gekostet haben.
Verstöße, die schon aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen früh gerügt werden, also vor Ablauf der Angebotsfrist. Wer eine intransparente Bewertungsmatrix erst nach der Absage angreift, dringt damit in der Regel nicht mehr durch.
Unterhalb der Schwellenwerte gibt es dieses Nachprüfungsverfahren nicht. Es bleiben die Rüge gegenüber der Vergabestelle, die Einschaltung der Aufsichtsbehörde und der Weg zu den Zivilgerichten. Fragen Sie dort aktiv nach den Gründen der Nichtberücksichtigung, denn der Informationsanspruch besteht auf Antrag und wird selten von selbst erfüllt.
Was die Bekanntmachungen selbst preisgeben
Der geschätzte Auftragswert entscheidet über das anwendbare Recht, aber er steht selten in der Bekanntmachung. Von 9774 offenen Verfahren im Index veröffentlichen 539 einen Wert, das sind 5,5 Prozent. Bei den übrigen 9235 steht er nicht dort.
Für Sie hat das zwei Folgen. Erstens lässt sich aus einer Bekanntmachung meist nicht ablesen, ob der Auftrag Ihre Größenordnung trifft, das ergibt erst das Leistungsverzeichnis in den Vergabeunterlagen. Zweitens ist jede Statistik über Auftragswerte in diesem Markt mit Vorsicht zu lesen, weil sie auf einem kleinen und nicht zufälligen Ausschnitt beruht: Verfahren, die einen Wert nennen, sind systematisch die größeren.
Gezählt über 9774 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-10-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.
Häufige Fragen
Muss der Auftraggeber die Gewichtung vorher nennen?
Ja. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben. Eine nachträgliche Änderung ist unzulässig.
Erfahre ich, warum mein Angebot nicht gewonnen hat?
Oberhalb der Schwellenwerte informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter vor dem Zuschlag über den Namen des vorgesehenen Bieters und die Gründe. Unterhalb besteht ein Informationsanspruch auf Antrag.
Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?
Bis zum Ablauf der Bindefrist, die in den Vergabeunterlagen steht. Wird sie verlängert, müssen Sie der Verlängerung zustimmen.
Dürfen Referenzen zugleich bei der Eignung und in der Wertung zählen?
Grundsätzlich nicht, denn Eignungskriterien beziehen sich auf das Unternehmen und Zuschlagskriterien auf das Angebot. Eine Ausnahme gilt, wenn die Qualifikation der konkret eingesetzten Personen die Qualität der Leistung unmittelbar beeinflusst, etwa bei Planungs- und Beratungsleistungen. Dann darf das vorgesehene Team bewertet werden, es muss aber getrennt vom Eignungsnachweis abgefragt sein.
Die Bewertungsmatrix ist unklar. Was kann ich tun?
Stellen Sie eine Bieterfrage innerhalb der Fragefrist und beschreiben Sie genau, welche Angabe fehlt, etwa die Rechenregel oder die Bedeutung der einzelnen Punktstufen. Die Antwort geht an alle Bieter. Bleibt die Matrix danach intransparent, ist das ein Punkt, den Sie noch vor Ablauf der Angebotsfrist rügen müssen, weil er später nicht mehr angreifbar ist.
Werden Nebenangebote in die Wertung einbezogen?
Nur wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich zugelassen und Mindestanforderungen dafür festgelegt hat. Ohne diese Vorgaben lässt sich ein Nebenangebot nicht werten. Ist der Preis das einzige Zuschlagskriterium, ist die Zulassung von Nebenangeboten umstritten, weil sich der Mehrwert einer Abweichung dann rechnerisch nicht abbilden lässt. Verlassen Sie sich in diesem Fall nicht darauf, dass Ihr Nebenangebot betrachtet wird.