Vergaberecht erklärt

Submission und Angebotsöffnung

Der Submissionstermin ist der Moment, in dem die eingegangenen Angebote geöffnet und festgehalten werden. Viele Betriebe halten das Ergebnis dieses Termins bereits für die Vergabeentscheidung, und genau daraus entstehen falsche Erwartungen. Was dort erfasst wird, ist eine Momentaufnahme der Preise, mehr nicht.

Stand 2026-09-21

Was am Submissionstermin geschieht

Mit Ablauf der Angebotsfrist ist der Wettbewerb geschlossen. Bis dahin bleiben alle Angebote unter Verschluss, elektronische Angebote liegen verschlüsselt auf der Vergabeplattform, Angebote in Papierform bleiben im ungeöffneten Umschlag mit Eingangsvermerk. Erst danach öffnet der Auftraggeber sie, und dieser Vorgang heißt Öffnungstermin, im Bauwesen traditionell Submission.

Geöffnet wird nicht von einer einzelnen Person. Vorgesehen ist das Vier-Augen-Prinzip mit mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers, die den Termin gemeinsam durchführen. Über den Termin wird eine Niederschrift gefertigt, die festhält, welche Angebote eingegangen sind, von wem sie stammen und mit welchen Endbeträgen. Diese Niederschrift ist später die Grundlage für die Wertung und für eine eventuelle Nachprüfung.

Der Zweck des Termins ist Manipulationsschutz. Sobald die Angebote einmal erfasst und protokolliert sind, kann weder ein Bieter nachbessern noch die Vergabestelle unbemerkt ein Angebot verändern oder ein nachträglich eingegangenes Angebot einschieben. Alles Weitere, also Eignungsprüfung, rechnerische und fachliche Prüfung und Wertung, passiert danach und unter Ausschluss der Bieter.

Bauleistungen und Liefer- oder Dienstleistungen

Der wichtigste Unterschied betrifft die Anwesenheit der Bieter. Bei Bauleistungen kennt die VOB/A den Eröffnungstermin nach § 14a für Angebote, die in Papierform zugelassen sind: Dort dürfen die Bieter und ihre Bevollmächtigten zugegen sein, sonst niemand. Die Öffentlichkeit hat also keinen Zutritt, wohl aber der Wettbewerb selbst. Genau das macht die klassische Submission aus.

Sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen, greift § 14 VOB/A. Dann findet die Öffnung ohne Bieter statt, die nach der Vorschrift vorgesehenen Angaben werden den Bietern aber unverzüglich zur Verfügung gestellt. Für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der Schwellenwerte ist die Sache eindeutig: § 55 Absatz 2 VgV bestimmt, dass die Öffnung von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt wird und dass Bieter nicht zugelassen sind. Es gibt dort also keine öffentliche Submission und auch keine Verlesung der Konkurrenzpreise.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das eine einfache Faustregel: Bei einer Bauausschreibung können Sie mit einer Erfassung rechnen, die Namen und Endbeträge aller Bieter enthält und die Sie erreicht. Bei einer Dienstleistungs- oder Lieferausschreibung erfahren Sie die Preise der Mitbewerber regulär nicht, sondern nur Ihr eigenes Ergebnis und später die Information über den vorgesehenen Zuschlag.

• Name und Anschrift der anwesenden Bieter
• Die Endbeträge der eingegangenen Angebote
• Angaben zu abgegebenen Nebenangeboten
• Verspätet eingegangene Angebote mit Vermerk
• Eventuelle Preisnachlässe ohne Bedingung

Was das Submissionsergebnis aussagt und was nicht

Das Submissionsergebnis ist eine Liste von Bietern und Endbeträgen zum Zeitpunkt der Öffnung. Es sagt aus, wer angeboten hat und mit welcher Summe. Es sagt nicht aus, wer den Auftrag bekommt. Zwischen Öffnung und Zuschlag liegt die gesamte Prüfung und Wertung, und dort verschieben sich Platzierungen regelmäßig.

Der niedrigste Preis ist nicht automatisch der Zuschlag. Zuerst wird rechnerisch geprüft, und Rechenfehler oder fehlende Preisangaben können ein Angebot aus dem Rennen nehmen. Dann folgt die Eignungsprüfung mit Nachweisen zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Auffällig niedrige Angebote müssen aufgeklärt werden und können ausgeschlossen werden, wenn der Preis sich nicht erklären lässt. Und wenn die Wertung nicht allein über den Preis läuft, sondern über gewichtete Zuschlagskriterien, entscheidet ohnehin das beste Verhältnis von Preis und Leistung.

Für die eigene Auswertung ist das Ergebnis trotzdem wertvoll. Es zeigt, wie viele Betriebe überhaupt mitgeboten haben, wie weit das Feld auseinanderliegt und wo Sie mit Ihrer Kalkulation stehen. Ein Abstand von wenigen Prozent zur Spitze bedeutet etwas anderes als ein Abstand von dreißig Prozent, denn im ersten Fall stimmt die Kalkulation und es fehlte wenig, im zweiten Fall haben Sie entweder eine andere Leistung kalkuliert oder das Los passte nicht zu Ihrem Betrieb.

Verspätete Angebote und die Uhr

Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingehen, nehmen am Verfahren nicht teil. Das ist eine harte Regel ohne Kulanzspielraum, denn jede Ausnahme würde den Bieter bevorzugen, der später abgibt und damit länger kalkulieren konnte. Verspätete Angebote werden als solche vermerkt, bleiben ungeöffnet und werden dem Bieter zurückgegeben oder verwahrt.

Bei der elektronischen Abgabe entscheidet der Zeitstempel der Vergabeplattform, nicht die Uhr im Büro und nicht der Zeitpunkt, zu dem Sie den Upload gestartet haben. Große Anhänge, ein langsamer Anschluss, eine abgelaufene Signaturkarte oder ein Passwort, das niemand mehr kennt, kosten hier regelmäßig ganze Angebote. Der Zeitpuffer gehört deshalb in den Ablauf: Abgabe am Vortag, nicht in der letzten Stunde.

Wenn eine Frist verlängert wird, geschieht das über eine Änderung der Vergabeunterlagen, die alle Bieter erreicht. Eine mündliche Zusage am Telefon ist keine Fristverlängerung. Prüfen Sie außerdem, ob die Plattform eine Eingangsbestätigung ausgibt, und heben Sie diese auf, denn sie ist Ihr Nachweis.

Was die elektronische Öffnung verändert hat

Die Submission als Termin, zu dem man hinfährt und im Raum sitzt, ist praktisch verschwunden. Wo nur elektronische Angebote zugelassen sind, findet die Öffnung intern statt, und das Ergebnis kommt als Datei oder als Mitteilung über die Plattform. Der Informationsgehalt bleibt bei Bauleistungen gleich, der soziale Teil fällt weg: Man sieht nicht mehr, wer sonst im Raum sitzt, und man bekommt keinen unmittelbaren Eindruck vom Wettbewerbsumfeld.

Gewonnen hat die Nachvollziehbarkeit. Zeitstempel, Verschlüsselung bis zum Öffnungszeitpunkt und die protokollierte Öffnung durch mehrere Personen sind belastbarer als ein Stapel Umschläge. Verloren hat die Spontaneität: Wer früher am Terminort noch einen Nachlass abgeben konnte, muss heute alles vor Fristablauf hochgeladen haben. Bedingungslose Preisnachlässe gehören daher an die vorgesehene Stelle im Angebot und nicht in ein Begleitschreiben.

Für den Betriebsablauf heißt das vor allem: Die Prüfung der Vollständigkeit muss vorgezogen werden. Es gibt keinen Termin mehr, an dem eine vergessene Anlage noch auffallen und nachgereicht werden könnte. Nach dem Hochladen zählt nur noch, was in der Datei steht.

In welchen Verfahrensarten gerade geboten wird

Wie streng geprüft, wann geöffnet und wie lange gebunden wird, hängt an der Verfahrensart. So verteilt sie sich über den offenen Bestand:

8466 der offenen Verfahren stammen aus dem EU-Amtsblatt und 966 aus nationalen Quellen. Oberhalb der Schwellenwerte gelten die strengeren Regeln zu Öffnung, Wertung und Information, unterhalb die jeweils anwendbare nationale Ordnung.

Gezählt über 9432 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.