Vergaberecht erklärt

Die Stelle finden, die die Ausschreibung betreut

Wer sich an öffentlichen Aufträgen beteiligt, hat es selten mit einer Behörde als Ganzes zu tun, sondern mit einer einzelnen Organisationseinheit. Welche das ist, entscheidet darüber, wer eine Frage beantworten darf, welcher Weg die Frist wahrt und ob ein Angebot überhaupt an der richtigen Stelle ankommt.

Stand 2026-09-22

Vergabestelle, Bedarfsstelle und Auftraggeber

Vergabestelle ist ein Begriff aus der Verwaltungspraxis, nicht aus dem Gesetz. Das Vergaberecht kennt den Auftraggeber: § 98 GWB fasst darunter die öffentlichen Auftraggeber nach § 99, die Sektorenauftraggeber nach § 100 und die Konzessionsgeber nach § 101. Gebunden ist immer der Rechtsträger als Ganzes, also die Kommune, das Land oder die Hochschule. Die Vergabestelle ist die Einheit, die das Verfahren für ihn tatsächlich führt.

Aus dieser Trennung folgt etwas sehr Praktisches. Der Anspruch aus § 97 Absatz 6 GWB darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren eingehalten werden, richtet sich gegen den Auftraggeber. Die Person dagegen, die eine Frage liest und beantwortet, sitzt in einer konkreten Abteilung mit eng umgrenzter Zuständigkeit. Wer beides verwechselt, schreibt an das Rathaus allgemein und wartet, während die Angebotsfrist weiterläuft. Adressiert wird deshalb immer genau die Stelle, welche die Bekanntmachung benennt.

Wer nach § 99 GWB öffentlicher Auftraggeber ist

§ 99 GWB zählt vier Gruppen auf. Neben den Gebietskörperschaften und ihren Sondervermögen erfasst die Vorschrift juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen, sofern sie überwiegend öffentlich finanziert, beaufsichtigt oder in ihren Organen mehrheitlich öffentlich bestimmt sind. Damit zählen auch Anstalten, Stiftungen und Kliniken dazu, deren Rechtsform zunächst privat wirkt.

Die vierte Gruppe überrascht Betriebe regelmäßig. Nach § 99 Nummer 4 GWB wird auch eine private Person zum öffentlichen Auftraggeber, soweit sie für Tiefbaumaßnahmen, für die Errichtung von Krankenhäusern, Sporteinrichtungen, Erholungseinrichtungen, Freizeiteinrichtungen oder von Gebäuden für Schulen, Hochschulen und die Verwaltung öffentliche Mittel erhält, die das Vorhaben zu mehr als 50 Prozent subventionieren. Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB und Konzessionsgeber nach § 101 GWB bilden eigene Kategorien.

• Gebietskörperschaften sowie deren Sondervermögen
• juristische Personen mit überwiegend öffentlicher Finanzierung oder Aufsicht
• Verbände, deren Mitglieder selbst öffentliche Auftraggeber sind
• private Vorhabenträger bei Subventionen über 50 Prozent
• Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber als getrennte Kategorien

Bedarfsstelle und zentrale Vergabestelle

In größeren Verwaltungen führt nicht die Fachabteilung das Verfahren. Die Bedarfsstelle beschreibt, was gebraucht wird, und liefert das Leistungsverzeichnis. Die zentrale Vergabestelle veröffentlicht die Bekanntmachung, verwaltet Fristen, nimmt Angebote entgegen und dokumentiert jeden Schritt. Fachliche Antworten entstehen inhaltlich in der Bedarfsstelle, verlassen das Haus aber über die Vergabestelle. Technisches Wissen und verfahrensrechtliche Zuständigkeit liegen also bei zwei verschiedenen Menschen.

Daraus folgt der häufigste vermeidbare Fehler im Wettbewerb. Eine Frage zur Ausführung geht an den bekannten Sachbearbeiter der Fachabteilung, der sie liegen lässt, weil er im laufenden Verfahren nicht antworten darf. Die Frist läuft unterdessen weiter. § 20 Absatz 3 VgV verlängert die Angebotsfrist nur, wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung nicht spätestens sechs Tage vor Fristablauf zur Verfügung stehen, und gerade nicht, wenn die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde.

Warum jede Frage über die Plattform läuft

§ 97 Absatz 2 GWB verlangt, dass die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gleich zu behandeln sind, solange eine Ungleichbehandlung nicht ausnahmsweise geboten oder gestattet ist. Ein Telefonat, in dem ein einzelner Bieter eine Auskunft erhält, die den übrigen fehlt, verträgt sich damit nicht. Deshalb gehen Antworten auf Bieterfragen in anonymisierter Form an alle Interessenten. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern die einzige belastbare Form.

Oberhalb der Schwellenwerte schreibt § 9 VgV für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten grundsätzlich elektronische Mittel vor; mündliche Kommunikation bleibt nur zulässig, wenn sie weder die Vergabeunterlagen noch Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder Angebote betrifft und ausreichend dokumentiert wird. Unterhalb der Schwellenwerte formuliert § 7 UVgO dasselbe Prinzip. Praktisch heißt das: früh fragen, schriftlich über den vorgesehenen Weg fragen und einkalkulieren, dass die eigene Frage für alle Wettbewerber sichtbar wird.

Die zuständige Vergabestelle finden

Die Suche beginnt bei der Bekanntmachung, nicht bei der Startseite einer Behörde. Oberhalb der Schwellenwerte werden Bekanntmachungen nach § 40 VgV durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht, und national darf erst danach veröffentlicht werden. Unterhalb der Schwellenwerte verlangt § 28 UVgO die Veröffentlichung auf den Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen, auffindbar über die zentrale Suchfunktion des Verwaltungsportals des Bundes.

§ 28 Absatz 2 UVgO verlangt darüber hinaus, dass die Bekanntmachung die zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, die den Zuschlag erteilende Stelle und die Stelle benennt, bei der Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind. Diese drei Angaben sind der schnellste Weg zur richtigen Adresse, und stehen dort unterschiedliche Bezeichnungen, ist die interne Aufteilung bereits offengelegt. Ergänzend nennt das Beschafferprofil nach § 27 Absatz 2 UVgO Kontaktstelle, Anschrift und elektronische Adresse.

Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf nach § 9 Absatz 3 VgV und nach § 7 Absatz 3 UVgO keine Registrierung verlangt werden; freiwillig ist sie erlaubt. Wer Unterlagen nur nach Anmeldung angeboten bekommt, prüft also zuerst den unentgeltlichen und direkten Abruf nach § 41 VgV. Für die Abgabe des Angebots bleibt ein Zugang dagegen meist unvermeidbar.

• die drei in der Bekanntmachung genannten Stellen miteinander vergleichen
• das Beschafferprofil des Auftraggebers auf Kontaktangaben prüfen
• frühere Vergabebekanntmachungen desselben Hauses auswerten
• die Verwaltungsgliederung nach zentralen Beschaffungsstellen durchsehen
• einen Zugang nur dort anlegen, wo das Verfahren tatsächlich läuft

Unterhalb der Schwellenwerte bleibt vieles unsichtbar

Eine vollständige Liste aller Vergabestellen existiert nicht, und dafür gibt es einen sachlichen Grund. Oberhalb der Schwellenwerte bündelt das europäische Veröffentlichungsorgan die Bekanntmachungen an einer Stelle. Darunter hängt die Pflicht davon ab, welches Regelwerk den Auftraggeber bindet: die UVgO gilt nur, soweit der Bund oder ein Land sie für anwendbar erklärt hat, und beim Direktauftrag nach § 14 UVgO entfällt ein Verfahren ganz.

Wie viele Vergabestellen im Bestand sichtbar sind

Im offenen Bestand lassen sich 95 Vergabestellen mit mindestens 10 laufenden Bekanntmachungen unterscheiden, gezählt über 9352 offene Verfahren. Das ist nur der Teil, der zentral veröffentlicht wird, und damit deutlich weniger als die Zahl der Stellen, die tatsächlich einkaufen.

Diese 95 Stellen treten unter 145 verschiedenen Schreibweisen auf. Genau das macht die Suche nach einem Auftraggeber unzuverlässig: dieselbe Behörde erscheint einmal mit Amt, einmal mit Fachbereich, einmal ohne Zusatz. Am häufigsten betroffen sind die großen Kommunen:

Für die Praxis heißt das: eine Vergabestelle wird über ihre Bekanntmachungen gefunden, nicht über ihren Namen. Die in der Bekanntmachung genannte Stelle ist außerdem nicht zwingend die, die den Bedarf hat, sondern die, die das Verfahren führt.

Gezählt über 9352 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.