Vergaberecht erklärt

Die elektronische Vergabe aus Sicht des Bieters

Oberhalb der EU-Schwellenwerte läuft ein Vergabeverfahren praktisch vollständig elektronisch ab, von der Bekanntmachung bis zur Angebotsabgabe. Das ist keine Verwaltungsgewohnheit, sondern in den §§ 9 bis 13 VgV geregelt. Die Vorschriften wirken in beide Richtungen: Sie verpflichten Ihren Betrieb zur elektronischen Abgabe und den Auftraggeber zu einem Zugang, der nichts kostet und keine Registrierung verlangt. Dieser Beitrag beschreibt, was daraus praktisch folgt.

Stand 2026-09-21

Der Grundsatz: Kommunikation über elektronische Mittel

§ 9 Absatz 1 VgV legt fest, dass Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten im Vergabeverfahren grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung verwenden. Das Gesetz nennt sie elektronische Mittel. Erfasst ist der gesamte Schriftverkehr, also auch Bieterfragen, Nachforderungen und Mitteilungen über geänderte Unterlagen.

Mündliche Kommunikation bleibt nach § 9 Absatz 2 VgV möglich, aber nur eng begrenzt: Sie darf die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, die Interessensbestätigungen und die Angebote nicht betreffen und ist zu dokumentieren. Ein Telefonat über einen Termin ist zulässig, eines über eine Position im Leistungsverzeichnis nicht. Wer eine inhaltliche Auskunft telefonisch erhält, sollte sie über die Plattform bestätigen lassen.

Für die Abgabe gilt § 53 Absatz 1 VgV: Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote werden in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel nach § 10 VgV übermittelt. Textform verlangt eine lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist im Regelfall gerade nicht gefordert.

Was die eingesetzten elektronischen Mittel leisten müssen

§ 10 Absatz 1 VgV beschreibt sieben Eigenschaften, die ein System für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen erfüllen muss. Uhrzeit und Tag des Datenempfangs sind genau zu bestimmen, ein vorfristiger Zugriff ist ausgeschlossen, den Termin des erstmaligen Zugriffs legen nur Berechtigte fest, nur sie kommen an die Daten und dürfen Dritten Zugriff einräumen, und Verstöße dagegen sind eindeutig feststellbar.

§ 11 VgV ergänzt die Anforderungen an das System als Ganzes. Die elektronischen Mittel müssen allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit verbreiteten Geräten und Programmen kompatibel sein und dürfen den Zugang zum Verfahren nicht einschränken; für die Barrierefreiheit gelten die §§ 4, 12a und 12b des Behindertengleichstellungsgesetzes. Nach Absatz 2 sind nur Mittel zulässig, die Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit der Daten sichern.

§ 11 Absatz 3 VgV begründet eine Informationspflicht, auf die Sie sich berufen können. Der Auftraggeber muss alle notwendigen Angaben zu den verwendeten elektronischen Mitteln bereitstellen, zu den technischen Parametern der Einreichung und zu den Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Fehlen sie, ist das eine Lücke in den Vergabeunterlagen, die sich per Bieterfrage klären lässt, bevor sie am Abgabetag zum Problem wird.

Zugang ohne Registrierung, unentgeltlich und komplett

§ 41 Absatz 1 VgV verpflichtet den Auftraggeber, in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse anzugeben, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Vollständig heißt: alle Teile, auf die es für die Kalkulation ankommt. Direkt heißt: ohne Anforderungsformular und ohne Wartezeit auf eine Freigabe.

§ 9 Absatz 3 VgV zieht die Grenze bei der Registrierung. Der Auftraggeber darf von jedem Unternehmen eine eindeutige Unternehmensbezeichnung und eine elektronische Adresse verlangen. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf er das aber nicht; eine freiwillige Registrierung bleibt zulässig. Die Grenze läuft entlang des Zugangs: Lesen und Herunterladen ohne Anmeldung, Abgeben und Fragen stellen mit Anmeldung.

Freiwillig registrieren lohnt sich trotzdem, denn nur registrierte Unternehmen werden über geänderte Unterlagen und über Antworten auf Bieterfragen automatisch benachrichtigt. Wer anonym herunterlädt, muss selbst nachsehen, ob eine neue Fassung eingestellt wurde.

Signatur, Verschlüsselung und die Öffnung der Angebote

Im Regelfall genügt die Textform. Nach § 53 Absatz 3 VgV prüft der Auftraggeber jedoch, ob die Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen, und kann dann eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein entsprechendes Siegel verlangen. Diese Anforderung muss aus den Vergabeunterlagen hervorgehen. Was die Stufen bedeuten, behandelt der Beitrag zur elektronischen Signatur.

Nach der Abgabe greift § 54 VgV: Elektronisch übermittelte Angebote sind zu kennzeichnen und verschlüsselt zu speichern. § 55 Absatz 1 VgV verbietet dem Auftraggeber, vor Fristablauf vom Inhalt Kenntnis zu nehmen; geöffnet wird unverzüglich danach, ohne Beteiligung der Bieter. Das Vier-Augen-Prinzip des § 55 Absatz 2 VgV gilt für elektronische Angebote nicht, sofern technisch sichergestellt ist, dass sie dauerhaft unverändert verfügbar bleiben.

Die Ausnahmen, die das Gesetz zulässt

Die elektronische Abgabe ist die Regel, aber nicht ausnahmslos. § 53 Absatz 2 VgV verweist auf die Gründe des § 41 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 VgV: Die erforderlichen Mittel sind mit verbreiteten Geräten nicht kompatibel, verlangen lizenzpflichtige Dateiformate oder setzen besondere Bürogeräte voraus. Hinzu kommt der Fall physischer Modelle. Dann läuft die Kommunikation über den Postweg, und der Auftraggeber begründet das im Vergabevermerk.

Nach § 53 Absatz 4 VgV kann der Auftraggeber die Abgabe auf anderem Weg anordnen, wenn besonders schutzwürdige Daten sonst nicht angemessen geschützt wären. Umgekehrt erlaubt § 12 VgV alternative elektronische Mittel, die nicht allgemein verfügbar sind, aber nur, wenn er während des gesamten Verfahrens unter einer Internetadresse einen unentgeltlichen, uneingeschränkten und direkten Zugang dazu gewährt und sie selbst verwendet.

Auf dem Postweg ändern sich die Formvorschriften: Nach § 53 Absatz 5 und 6 VgV gehört das Angebot in einen verschlossenen, gekennzeichneten Umschlag und muss unterschrieben sein. Unterhalb der EU-Schwellenwerte verweist § 7 Absatz 4 UVgO auf die §§ 10 bis 12 VgV; § 38 Absatz 4 UVgO lässt Ausnahmen zu, unter anderem bis zu einem geschätzten Auftragswert von 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Was Sie vor dem letzten Tag testen sollten

Die häufigste Ursache eines verpassten Termins ist kein Rechtsproblem, sondern ein technisches: eine fehlende Berechtigung im Plattformkonto, eine zu große Datei, ein nicht zugelassenes Format oder ein Signaturträger, der erst bestellt werden muss. All das klärt sich Tage vorher und am Abgabetag nicht mehr. Legen Sie den internen Abgabetermin auf den Vortag.

• Zugangsdaten und Berechtigung des abgebenden Mitarbeiters vorab prüfen
• Angaben nach § 11 Absatz 3 VgV zu Formaten und Verschlüsselung lesen
• Geforderte Signatur oder Siegel rechtzeitig beschaffen und einmal testen
• Dateigrößen und zugelassene Dateiformate gegen die Unterlagen abgleichen
• Eingangsbestätigung der Plattform sichern und mit der Frist vergleichen
• Benachrichtigungen abonnieren, damit geänderte Unterlagen nicht untergehen

Wo die elektronische Abgabe zwingend ist

Oberhalb der Schwellenwerte ist die elektronische Kommunikation der gesetzliche Regelfall, und Ausnahmen sind eng gefasst. Unterhalb gilt eine eigene Regel mit einer Wertgrenze von 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer, unterhalb derer die Vorgabe elektronischer Angebote nicht verpflichtend ist. Von 9352 offenen Verfahren im Index stammen 8407 aus dem EU-Amtsblatt und 945 aus nationalen Quellen, also 10,1 Prozent aus dem Bereich, in dem diese Ausnahme überhaupt in Betracht kommt.

Praktisch heißt das: die Plattformpflicht trifft Sie im europaweiten Bereich immer, und im nationalen Bereich fast immer, weil die Ausnahme an einem Wert hängt, der in der Bekanntmachung meist nicht steht. Ein funktionierendes Plattformkonto vor der Frist zu prüfen ist deshalb keine Vorsichtsmaßnahme für Einzelfälle, sondern die Regel.

Gezählt über 9352 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.