Vergaberecht erklärt
Die Verhandlungsvergabe
Die Verhandlungsvergabe ist das Verfahren, in dem über den Angebotsinhalt tatsächlich gesprochen wird. Sie steht dem Auftraggeber nicht frei zur Wahl, sondern nur unter den Voraussetzungen, die § 8 Absatz 4 UVgO abschließend aufzählt.
(1) Der Auftraggeber kann eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchführen. Bei einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gilt § 10 Absatz 1 und 2 entsprechend. (2) Bei einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen auf. § 11 Absatz 2 gilt entsprechend. Der Auftraggeber soll zwischen den Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden, wechseln.
Keine freie Wahl
Nach § 8 Absatz 2 UVgO stehen dem Auftraggeber die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach seiner Wahl zur Verfügung. Alle anderen Verfahrensarten stehen nur zur Verfügung, soweit dies nach den Absätzen 3 und 4 gestattet ist.
Die Verhandlungsvergabe gehört zu diesen anderen Arten. Sie braucht also einen Grund, und dieser Grund muss im Vergabevermerk stehen. Für Bieter ist das der Ansatzpunkt, wenn ein Auftrag ohne erkennbare Rechtfertigung im Verhandlungsweg vergeben wurde.
Die zulässigen Gründe
§ 8 Absatz 4 UVgO nennt unter anderem: der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen, er kann aufgrund seiner Art, Komplexität oder der rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden, oder die Leistung lässt sich nicht so eindeutig und erschöpfend beschreiben, dass vergleichbare Angebote zu erwarten wären.
Weiter genannt sind der Fall, dass eine Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung aufgehoben wurde und eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht, sowie bestimmte Forschungs- und Entwicklungsleistungen und Anschlussaufträge an Unternehmen, die an einer Entwicklung beteiligt waren.
Wie viele Unternehmen aufgefordert werden
Bei einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber nach § 12 Absatz 2 UVgO mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen auf. Auch hier gilt: er soll zwischen den Unternehmen wechseln.
Nur in den Fällen des § 8 Absatz 4 Nummer 9 bis 14 darf nach § 12 Absatz 3 UVgO auch nur ein einziges Unternehmen aufgefordert werden. Das ist die Ausnahme, nicht der Normalfall.
Worüber verhandelt werden darf
§ 12 Absatz 4 UVgO erlaubt Verhandlungen über den gesamten Angebotsinhalt mit Ausnahme der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und der Zuschlagskriterien. Diese beiden bleiben unverändert, sonst wäre der Wettbewerb nachträglich verändert.
Der Auftraggeber kann den Zuschlag auch ohne vorherige Verhandlung erteilen, wenn er sich das in der Bekanntmachung, den Vergabeunterlagen oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorbehalten hat und die Bindefrist noch läuft. Rechnen Sie also nicht damit, dass nach dem ersten Angebot noch nachgebessert werden kann.
§ 12 Absatz 5 UVgO verpflichtet den Auftraggeber zur Gleichbehandlung aller Bieter und untersagt die diskriminierende Weitergabe von Informationen. Vertrauliche Informationen eines Bieters dürfen nicht ohne dessen Zustimmung an andere weitergegeben werden, und diese Zustimmung darf nicht pauschal, sondern nur für bestimmte Informationen erteilt werden.
Das Ende der Verhandlungen
Will der Auftraggeber die Verhandlungen abschließen, unterrichtet er nach § 12 Absatz 6 UVgO die Bieter und setzt eine einheitliche Frist für die endgültigen Angebote. Über diese darf nicht mehr verhandelt werden.
Das ist der Moment, der zählt. Wer bis dahin Spielraum zurückgehalten hat, verliert ihn. Das endgültige Angebot ist bindend und wird gewertet wie ein Angebot in jedem anderen Verfahren.
Welche Verfahrensarten gerade offen sind
Die Verfahrensart steht in jeder Bekanntmachung. So verteilt sie sich über den aktuellen Bestand:
| Verfahrensart | Anzahl | Anteil | |
|---|---|---|---|
| Offenes Verfahren | 8392 | 89,3 % | |
| Öffentliche Ausschreibung | 903 | 9,6 % | |
| Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb | 55 | 0,6 % | |
| Beschränkte Ausschreibung | 15 | 0,2 % | |
| Sonstiges einstufiges Verfahren | 12 | 0,1 % | |
| Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb | 12 | 0,1 % | |
| Öffentlicher Teilnahmewettbewerb | 7 | 0,1 % | |
| Vorinformationsverfahren | 6 | 0,1 % |
Gezählt über 9432 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.
Häufige Fragen
Ist die Verhandlungsvergabe dasselbe wie die freihändige Vergabe?
Weitgehend ja. Die UVgO nennt das Verfahren Verhandlungsvergabe, die VOB/A verwendet für Bauleistungen weiterhin den Begriff freihändige Vergabe. Oberhalb der EU-Schwellenwerte heißt es Verhandlungsverfahren.
Wie viele Unternehmen müssen aufgefordert werden?
Bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich mindestens drei. Nur in den Fällen des § 8 Absatz 4 Nummer 9 bis 14 darf es ein einziges Unternehmen sein.
Darf über den Preis verhandelt werden?
Ja. Ausgenommen sind nur die festgelegten Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien. Der Preis selbst gehört zum verhandelbaren Angebotsinhalt.
Kann der Zuschlag ohne Verhandlung erteilt werden?
Ja, wenn der Auftraggeber sich das vorbehalten hat und die Bindefrist noch läuft. Behandeln Sie Ihr erstes Angebot deshalb immer als mögliches Endangebot.
Woran erkenne ich eine Verhandlungsvergabe?
An der Angabe der Verfahrensart in der Bekanntmachung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Ohne Teilnahmewettbewerb gibt es oft gar keine öffentliche Bekanntmachung, sondern nur die direkte Aufforderung.