Vergaberecht erklärt
Von der Bekanntmachung bis zur Absage: die Reihenfolge der Schritte
Wer zum ersten Mal auf einen öffentlichen Auftrag bietet, scheitert selten an der Leistung und fast immer an der Reihenfolge. Jeder Schritt hat eine eigene Regel und eine eigene Frist, und mehrere davon laufen ab, bevor das Angebot überhaupt geschrieben wird. Dieser Beitrag legt die Schritte in der Reihenfolge nebeneinander, in der sie tatsächlich anfallen, und nennt zu jedem die Vorschrift, die ihn bestimmt.
Schritt 1: Die Bekanntmachung lesen und die Verfahrensart bestimmen
Am Anfang steht eine veröffentlichte Bekanntmachung: oberhalb der EU-Schwellenwerte über TED, unterhalb davon auf den Vergabeportalen der Länder und auf service.bund.de. Der erste Blick gilt der Verfahrensart, denn sie bestimmt, was Sie als Nächstes einreichen. Im offenen Verfahren nach § 15 VgV darf jedes interessierte Unternehmen unmittelbar ein Angebot abgeben, und die Angebotsfrist beträgt mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Bekanntmachung.
Beim nicht offenen Verfahren und beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb steht am Anfang kein Angebot, sondern ein Teilnahmeantrag. Dort wird zuerst nur die Eignung geprüft, und allein die ausgewählten Bewerber werden später zur Angebotsabgabe aufgefordert. Wer das verwechselt, kalkuliert ein Angebot und reicht es in einer Stufe ein, in der es niemand wertet. In denselben Blick gehört die Frage, ob der Auftrag in Lose geteilt ist.
Schritt 2: Vor dem Aufwand entscheiden, ob Sie überhaupt bieten
Die Entscheidung über die Teilnahme fällt vor der Arbeit am Angebot. Drei Größen bestimmen sie: die Zeit bis zum Ablauf der Angebotsfrist, der Leistungsumfang im Verhältnis zur eigenen Kapazität und die geforderte Eignung. Nach § 122 Absatz 4 GWB müssen die Eignungskriterien und die verlangten Nachweise bereits in der Auftragsbekanntmachung, der Vorinformation oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegeben sein. Strengere Anforderungen darf der Auftraggeber später nicht nachschieben.
Eignung heißt nach § 122 Absatz 1 GWB fachkundig und leistungsfähig. Die Kriterien dürfen nur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen, und sie müssen zum Auftragsgegenstand und zum Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen. Fehlt ein geforderter Mindestumsatz oder eine passende Referenz, ist jetzt der Zeitpunkt für eine Bietergemeinschaft oder eine Eignungsleihe, nicht drei Tage vor Abgabe.
- Bleibt nach Urlaub und laufenden Baustellen genug Zeit zur Kalkulation?
- Deckt der Betrieb alle Lose ab, auf die geboten werden soll?
- Liegen die Referenzen im verlangten Zeitraum und in der verlangten Größenordnung?
- Sind Berufsregistereintrag, Versicherungssummen und Präqualifikation aktuell?
Schritt 3: Die Vergabeunterlagen abrufen und Fragen rechtzeitig stellen
Die Vergabeunterlagen kosten nichts und setzen keine Anmeldung voraus. Nach § 41 Absatz 1 VgV gibt der Auftraggeber in der Bekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der sie unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Was darin liegt, bestimmt § 29 VgV: das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die Vertragsunterlagen aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. Die Bestandteile im Einzelnen behandelt der Beitrag zu den Vergabeunterlagen.
Unklarheiten werden früh gefragt. § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV verpflichtet den Auftraggeber zur Verlängerung der Angebotsfrist, wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung nicht spätestens sechs Tage vor Fristablauf bereitstehen, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit vier Tage. Wer erst am fünften Tag vor Abgabe fragt, hat nicht rechtzeitig angefordert und verliert den Anspruch auf mehr Zeit. Bei wesentlichen Änderungen an den Unterlagen gilt Nummer 2 entsprechend.
Schritt 4: Angebot und Eigenerklärungen zusammenstellen
Für den Inhalt gilt eine harte Regel aus § 53 Absatz 7 VgV: Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig, und das Angebot muss vollständig sein sowie alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten. Eigene Geschäftsbedingungen als Anlage, ein gestrichener Satz im Leistungsverzeichnis oder ein Vorbehalt im Anschreiben sind solche Änderungen. Bietergemeinschaften benennen nach Absatz 9 alle Mitglieder und eines davon als bevollmächtigten Vertreter für Abschluss und Durchführung des Vertrags.
Die Eignung wird im Regelfall nicht mit Urkunden belegt, sondern erklärt. Nach § 122 Absatz 3 GWB soll der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen durch Eigenerklärungen erfolgen, und weitergehende Unterlagen sollen erst im Verlauf des Verfahrens von aussichtsreichen Bewerbern verlangt werden. Der Nachweis kann auch über ein Präqualifizierungssystem erbracht werden. Für den ersten Bieter heißt das: Formblätter lückenlos ausfüllen, Belege bereithalten.
Schritt 5: Elektronisch abgeben, vor dem Ablauf der Frist
Abgegeben wird elektronisch. § 53 Absatz 1 VgV verlangt die Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mithilfe elektronischer Mittel. Eine Signatur ist nur beizufügen, wenn der Auftraggeber sie nach Absatz 3 ausdrücklich verlangt, und der Papierweg bleibt den schmalen Ausnahmen der Absätze 2 und 4 vorbehalten, etwa wenn maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind. Wer Papier einwirft, wo elektronisch gefordert war, hat die Form verfehlt.
Die Frist endet auf die Sekunde. Nach § 57 Absatz 1 Nummer 1 VgV werden Angebote von der Wertung ausgeschlossen, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat das nicht zu vertreten. Eine langsame Leitung oder ein spät bemerkter Dateifehler gehören nicht dazu. § 55 Absatz 1 VgV verbietet dem Auftraggeber, vor Fristablauf vom Inhalt Kenntnis zu nehmen.
Schritt 6: Was nach der Abgabe geschieht
Zuerst wird geprüft. § 56 Absatz 1 VgV verlangt die Prüfung auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, bei Angeboten zusätzlich auf rechnerische Richtigkeit. Fehlende Unterlagen darf der Auftraggeber nachfordern, er muss es aber nicht, und er darf in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen festlegen, dass er darauf verzichtet. Für leistungsbezogene Unterlagen, die in die Wirtschaftlichkeitsbewertung nach den Zuschlagskriterien eingehen, ist die Nachforderung nach Absatz 3 ohnehin ausgeschlossen.
Steht das Ergebnis fest, greift § 134 GWB. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, sind unverzüglich in Textform über den Namen des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu informieren. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung geschlossen werden, bei elektronischem Versand oder Telefax zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung, auf den Zugang kommt es nicht an.
Dieses Stillhaltefenster ist der einzige Zeitraum, in dem sich an der Vergabe noch etwas ändern lässt. Wer einen Verstoß erkennt, muss ihn nach § 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB binnen zehn Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber rügen, sonst bleibt ein Nachprüfungsantrag unzulässig. Hilft der Auftraggeber nicht ab, bleiben ab Eingang seiner Mitteilung 15 Kalendertage für den Antrag bei der Vergabekammer.
An welcher Stelle der Schritte Sie einsteigen
Die Reihenfolge der Schritte ist die eine Hälfte, die verbleibende Zeit die andere. Wer eine Bekanntmachung heute findet, steigt nicht am Anfang ein, sondern irgendwo in der Frist. So verteilt sich die Restfrist über die offenen Verfahren:
| Restfrist | Anzahl | Anteil | |
|---|---|---|---|
| 14 bis 30 Tage | 3057 | 32,7 % | |
| mehr als 30 Tage | 2317 | 24,8 % | |
| weniger als 7 Tage | 2264 | 24,2 % | |
| 7 bis 14 Tage | 1714 | 18,3 % |
2264 von 9352 Verfahren, also 24,2 Prozent, haben weniger als sieben Tage übrig. Für diese Verfahren sind die frühen Schritte bereits gelaufen: Bieterfragen müssen rechtzeitig gestellt werden, und eine Rüge gegen die Bedingungen der Bekanntmachung ist nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Der Zeitpunkt des Findens entscheidet also mit darüber, welche Schritte überhaupt noch offenstehen.
Gezählt über 9352 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.
Häufige Fragen
Muss ich mich registrieren, um die Vergabeunterlagen zu bekommen?
Für den Abruf nicht. § 41 Absatz 1 VgV verlangt eine elektronische Adresse, unter der die Unterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind. Ein Konto auf der Plattform brauchen Sie in der Praxis trotzdem, sobald Sie Bieterfragen stellen, Änderungsmitteilungen erhalten oder das Angebot einreichen wollen. Legen Sie es deshalb früh an und nicht am Tag der Abgabe.
Was kostet die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung?
Der Zugang zu Bekanntmachung und Vergabeunterlagen ist oberhalb der Schwellenwerte kostenfrei. Kosten entstehen durch die eigene Arbeitszeit für Kalkulation und Nachweise, gegebenenfalls durch eine geforderte Sicherheit und durch Bescheinigungen wie die Präqualifikation. Ein Entgelt für die Unterlagen selbst darf der Auftraggeber im Anwendungsbereich der VgV nicht verlangen.
Wie lange habe ich Zeit, ein Angebot abzugeben?
Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach § 15 Absatz 2 VgV mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung. Sie kann sich um fünf Tage verkürzen, wenn elektronische Angebote akzeptiert werden, und bei hinreichend begründeter Dringlichkeit auf 15 Tage sinken. § 20 VgV verpflichtet den Auftraggeber außerdem, die Komplexität der Leistung angemessen zu berücksichtigen.
Darf ich eigene Geschäftsbedingungen beilegen?
Nein. § 53 Absatz 7 VgV erklärt Änderungen an den Vergabeunterlagen für unzulässig, und beigefügte eigene Bedingungen sind eine solche Änderung. Nach § 57 Absatz 1 Nummer 4 VgV wird ein Angebot mit Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen von der Wertung ausgeschlossen. Wenn eine Vertragsbedingung untragbar erscheint, ist die Bieterfrage vor Fristablauf der richtige Weg.
Bekomme ich eine Begründung, wenn ich den Zuschlag nicht erhalte?
Oberhalb der Schwellenwerte ja. § 134 Absatz 1 GWB verpflichtet den Auftraggeber, unterlegene Bieter unverzüglich in Textform über den Namen des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu informieren. Danach läuft die Wartefrist von 15 oder bei elektronischem Versand zehn Kalendertagen, in der Sie reagieren können.