Vergaberecht erklärt

Der Vergabevermerk: was dokumentiert wird und was Bieter davon sehen

Der Vergabevermerk ist die schriftliche Spur eines Vergabeverfahrens. Er ist keine Formalie der Verwaltung, sondern das Dokument, an dem sich später messen lässt, ob eine Entscheidung nachvollziehbar getroffen wurde. Für Bieter ist er doppelt interessant: als Beweismittel im Nachprüfungsverfahren und als Maßstab dafür, was der Auftraggeber überhaupt begründen musste.

Stand 2026-09-21

Wozu die Dokumentation dient und wo sie geregelt ist

§ 97 Absatz 1 GWB verlangt, dass öffentliche Aufträge und Konzessionen im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben werden und dabei die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben. Transparenz ist ohne Aufzeichnung nicht prüfbar. Der Vergabevermerk ist die Stelle, an der diese Forderung praktisch wird: Er macht aus einer Kette interner Entscheidungen einen nachvollziehbaren Vorgang. Oberhalb der EU-Schwellenwerte konkretisiert § 8 VgV die Pflicht.

Die Vorschrift unterscheidet zwei Dinge. Absatz 1 betrifft die fortlaufende Dokumentation während des Verfahrens, Absatz 2 den Vermerk über das Verfahren mit einem gesetzlich aufgezählten Mindestinhalt. Beide sind in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu erstellen; eine Unterschrift ist nicht erforderlich, wohl aber eine lesbare, dauerhaft speicherbare Erklärung mit erkennbarem Urheber. Unterhalb der Schwellenwerte bestehen entsprechende Pflichten nach der UVgO und den Landesregelungen.

Geschrieben wird währenddessen, nicht hinterher

§ 8 Absatz 1 VgV verlangt die Dokumentation von Beginn an fortlaufend, soweit sie für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Verfahrens erforderlich ist. Hier entstehen in der Praxis die meisten Fehler: Ein Vermerk, der nach der Zuschlagsentscheidung in einem Zug verfasst wird, beschreibt das Ergebnis und nicht den Weg dorthin. Er kann die Erwägung, die zum Ausschluss eines Angebots geführt hat, nicht mehr im Zeitpunkt der Entscheidung belegen.

Die Vorschrift nennt selbst, was dazugehört: die Kommunikation mit Unternehmen und interne Beratungen, die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, die Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge, die Verhandlungen und Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie die Gründe für Auswahlentscheidungen und für den Zuschlag. An weiteren Stellen der VgV taucht die Pflicht einzeln auf, etwa in § 56 Absatz 5 für die Entscheidung über eine Nachforderung und deren Ergebnis.

Der Mindestinhalt nach § 8 Absatz 2 VgV

Absatz 2 zählt zwölf Punkte auf, die der Vermerk mindestens enthalten muss. Der Katalog beginnt bei Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems und endet bei den Gründen dafür, dass die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde. Dazwischen liegt alles, was eine Vergabeentscheidung ausmacht: wer berücksichtigt wurde und warum, wer nicht, und warum das gewählte Verfahren zulässig war.

Für Bieter ist die Aufzählung nützlich, weil sie zeigt, welche Begründungen der Auftraggeber schuldet. Wer erfahren will, warum mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden, fragt nach einem Punkt, der ohnehin im Vermerk stehen muss. Dasselbe gilt für die Rechtfertigung eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb, für die Ablehnung eines als ungewöhnlich niedrig befundenen Angebots und für aufgedeckte Interessenkonflikte samt der getroffenen Abhilfemaßnahmen. Wer seine eigene Absage prüfen will, weiß damit genau, welche Erwägung der Auftraggeber irgendwo festgehalten haben muss.

• Namen der berücksichtigten Bieter und die Gründe ihrer Auswahl
• Nicht berücksichtigte Angebote und Teilnahmeanträge samt Gründen
• Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedrig befundener Angebote
• Name des erfolgreichen Bieters und bekannte Unterauftragnehmer
• Gründe für den Verzicht auf die Vergabe eines Auftrags

Ausnahmen und Aufbewahrung

Nicht jede Beschaffung verlangt einen eigenen Vermerk. Nach § 8 Absatz 3 VgV entfällt er für Aufträge auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen, sofern diese nach § 21 Absatz 3 oder § 21 Absatz 4 Nummer 1 VgV geschlossen wurden, also für Abrufe ohne erneuten Wettbewerb. Enthält die Vergabebekanntmachung die geforderten Informationen bereits, darf sich der Auftraggeber darauf beziehen. Die laufende Dokumentation nach Absatz 1 ersetzt das nicht.

Die Aufbewahrungsfrist steht in Absatz 4. Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen samt Anlagen sind bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Dasselbe gilt für Kopien geschlossener Verträge ab einem Auftragswert von einer Million Euro bei Liefer- und Dienstleistungen und von zehn Millionen Euro bei Bauaufträgen. Nach Absatz 5 sind der Vermerk oder seine Hauptelemente der Europäischen Kommission und den zuständigen Aufsichtsbehörden auf Anforderung zu übermitteln.

Warum der Vermerk für Bieter zählt

Im Nachprüfungsverfahren entscheidet selten die Erinnerung der Beteiligten, sondern die Akte. Der Vergabevermerk ist das Dokument, aus dem die Vergabekammer abliest, ob eine Wertungsentscheidung auf den bekannt gemachten Kriterien beruhte, ob ein Ausschluss auf einem geprüften Sachverhalt fußte und wann eine Entscheidung fiel. Fehlt die Begründung dort, wo sie stehen müsste, lässt sich die Rechtmäßigkeit nicht feststellen, und das geht regelmäßig zulasten des Auftraggebers.

Daraus folgt der wichtigste praktische Satz zum Thema: Eine Lücke in der Dokumentation ist ein eigenständiger Angriffspunkt und kein Schönheitsfehler. Sie wirkt vor allem dort, wo dem Auftraggeber ein Beurteilungsspielraum zusteht, etwa bei qualitativen Zuschlagskriterien, denn ein Spielraum ist nur überprüfbar, wenn seine Ausübung aufgezeichnet wurde. Ob der Mangel durchschlägt, hängt davon ab, ob er sich auf die Rechtsstellung des Antragstellers ausgewirkt haben kann.

Akteneinsicht nach § 165 GWB: was Sie sehen und was nicht

Zugang zum Vermerk bekommen Bieter nicht auf Zuruf, sondern als Beteiligte eines laufenden Nachprüfungsverfahrens. § 165 Absatz 1 GWB erlaubt den Beteiligten, die Akten bei der Vergabekammer einzusehen und sich auf eigene Kosten Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen zu lassen; die Kammer soll die Einsicht elektronisch gewähren. Vor dem Antrag nach § 160 GWB besteht dieses Recht nicht, und es ersetzt auch nicht die Information nach § 134 GWB.

Die Einsicht ist zudem nicht vollständig. Nach Absatz 2 hat die Vergabekammer sie zu versagen, soweit wichtige Gründe das gebieten, insbesondere der Geheimschutz oder die Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Absatz 3 verlangt von jedem Beteiligten, auf solche Geheimnisse bei Übersendung seiner Akten und Stellungnahmen hinzuweisen und sie kenntlich zu machen; unterbleibt das, darf die Kammer von seiner Zustimmung zur Einsicht ausgehen. Nach Absatz 4 ist eine Versagung nur zusammen mit der sofortigen Beschwerde in der Hauptsache angreifbar.

Der Abstand zwischen dokumentiert und veröffentlicht

Im Vergabevermerk steht der geschätzte Auftragswert, weil die Wertermittlung die Wahl des Verfahrens trägt. In der Bekanntmachung steht er meistens nicht: von 9352 offenen Verfahren im Index nennen 497 einen Wert, also 5,3 Prozent. Genau dieser Abstand ist der Grund, warum Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren überhaupt etwas bringt.

Der Rechtsweg dorthin hängt allerdings an der Herkunft des Verfahrens. 8407 der offenen Bekanntmachungen stammen aus dem EU-Amtsblatt, 945 aus nationalen Quellen. Nur im ersten Fall gibt es die Vergabekammer und mit ihr den Weg zum Vermerk. Unterhalb der Schwellenwerte bleibt die Dokumentation eine Pflicht des Auftraggebers ohne ein Verfahren, in dem der Bieter sie durchsetzen könnte.

Gezählt über 9352 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.