Vergaberecht erklärt
Vergabeunterlagen: welche Teile es gibt und wie Sie an sie kommen
Die Vergabeunterlagen sind das vollständige Regelwerk eines Verfahrens. Sie sagen, was beschafft wird, nach welchen Regeln gewertet wird und welcher Vertrag am Ende gilt. Seit der Umstellung auf die elektronische Vergabe müssen sie ab dem Tag der Bekanntmachung frei im Netz abrufbar sein. Dieser Text erklärt die Bestandteile, den Zugang und den Umgang mit Bieterfragen.
Die drei Bestandteile nach § 29 VgV
§ 29 Absatz 1 VgV definiert die Vergabeunterlagen als alle Angaben, die nötig sind, damit ein Bewerber oder Bieter über die Teilnahme am Verfahren entscheiden kann. In der Regel bestehen sie aus drei Teilen: dem Anschreiben, also der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten, den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsunterlagen. Fehlt einer dieser Teile, fehlt Ihnen eine Grundlage für die Entscheidung.
Die Bewerbungsbedingungen sind die Beschreibung der Einzelheiten der Verfahrensdurchführung. Dort stehen die Eignungs- und Zuschlagskriterien, soweit sie nicht schon in der Auftragsbekanntmachung genannt sind, sowie die geforderten Formblätter, die Bindefrist und die Regeln für Nebenangebote und Nachunternehmer. Dieses Dokument ist der eigentliche Spielplan des Verfahrens und wird von Bietern regelmäßig weniger gründlich gelesen als das Leistungsverzeichnis, obwohl hier die Ausschlussgründe stehen.
Die Vertragsunterlagen bestehen nach § 29 Absatz 1 Nummer 3 VgV aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen. Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen ist der Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen nach § 29 Absatz 2 VgV in der Regel in den Vertrag einzubeziehen. § 29 Absatz 3 VgV regelt zusätzlich die Zahlung: sie erfolgt nach Erfüllung der Leistung und in der Regel binnen 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung.
Freier Abruf ab dem Tag der Bekanntmachung
§ 41 Absatz 1 VgV verpflichtet den Auftraggeber, in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse anzugeben, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Das sind vier Anforderungen, die jede für sich prüfbar sind: kein Entgelt, keine Zugangshürde, keine fehlenden Anlagen und kein Umweg über eine Anforderung per E-Mail oder Telefon. Der Abruf muss ab dem Tag der Bekanntmachung möglich sein, nicht erst nach einer Bearbeitung durch die Vergabestelle.
Dazu passt § 9 Absatz 3 VgV. Der Auftraggeber darf zwar eine eindeutige Unternehmensbezeichnung und eine elektronische Adresse verlangen, für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf er aber keine Registrierung fordern. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig und im eigenen Interesse sinnvoll, denn nur registrierte Interessenten werden bei Änderungen und Antworten auf Bieterfragen automatisch benachrichtigt.
Ausnahmen listet § 41 Absatz 2 VgV abschließend auf: besondere Art der Auftragsvergabe, Dateiformate, die sich nicht mit verbreiteten Programmen verarbeiten lassen oder die nicht kostenlos lizenziert sind, und Bürogeräte, die dem Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen. In diesen Fällen verlängert sich die Angebotsfrist um fünf Tage. Dieselbe Verlängerung sieht § 41 Absatz 3 VgV für besondere Vertraulichkeitsmaßnahmen vor, nicht jedoch für eine bloße Verschwiegenheitserklärung.
Bieterfragen und die Pflicht zur gleichzeitigen Antwort
Eine Bieterfrage ist eine Anfrage zu einer unklaren, widersprüchlichen oder unvollständigen Stelle der Vergabeunterlagen. Sie wird über die Plattform gestellt, auf der das Verfahren läuft. Aus § 97 Absatz 1 und Absatz 2 GWB folgt, dass der Auftraggeber die Antwort allen Bewerbern und Bietern zugänglich machen muss, weil sonst der Fragesteller einen Informationsvorsprung hätte. Die Antwort wird damit Bestandteil der Unterlagen.
Mündlich geht das nicht. § 9 Absatz 2 VgV lässt mündliche Kommunikation nur zu, wenn sie die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, die Interessensbestätigungen oder die Angebote nicht betrifft. Eine telefonische Auskunft der Vergabestelle zum Leistungsverzeichnis ist deshalb wertlos, solange sie nicht schriftlich für alle nachgezogen wird. Stellen Sie jede inhaltliche Frage über den dafür vorgesehenen Kanal und heben Sie die Antwort auf.
Wichtig ist der Zeitpunkt. § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV verpflichtet zur Verlängerung der Angebotsfrist, wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung nicht spätestens sechs Tage vor Fristablauf bereitgestellt werden. In den Dringlichkeitsfällen des § 15 Absatz 3, § 16 Absatz 7 oder § 17 Absatz 8 VgV sind es vier Tage. Der Anspruch entfällt, wenn die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde: Fragen am letzten Tag erzwingen keine Verlängerung.
Wenn der Auftraggeber die Unterlagen nachträglich ändert
Nimmt der Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor, ist die Angebotsfrist nach § 20 Absatz 3 Nummer 2 VgV zu verlängern. Die Verlängerung muss in einem angemessenen Verhältnis zur Bedeutung der Änderung stehen und sicherstellen, dass alle Unternehmen von ihr Kenntnis nehmen können. Bei einer unerheblichen Korrektur, etwa einem offensichtlichen Schreibfehler, besteht diese Pflicht ausdrücklich nicht.
Für Sie bedeutet jede Änderungsmitteilung Arbeit: die geänderte Fassung herunterladen, gegen die bisherige vergleichen und die Kalkulation prüfen. Eigene Änderungen an den Unterlagen sind dagegen nach § 53 Absatz 7 VgV unzulässig. Wer ein Formblatt umformatiert, eine Position streicht oder eigene Geschäftsbedingungen beilegt, riskiert den Ausschluss nach § 57 Absatz 1 Nummer 4 VgV. Anmerkungen gehören in eine Bieterfrage, nicht in das Dokument.
Unterhalb der EU-Schwellenwerte: die UVgO
Die UVgO übernimmt die Systematik fast wörtlich. § 21 Absatz 1 UVgO nennt dieselben drei Bestandteile mit demselben Begriff Bewerbungsbedingungen, und § 29 Absatz 1 UVgO verlangt ebenfalls eine elektronische Adresse für den unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Abruf. Der praktische Unterschied liegt in den Fristen: die starre Verlängerung um fünf Tage aus § 41 VgV kennt die UVgO nicht.
Stattdessen regelt § 13 Absatz 4 UVgO die Verlängerung offener. Die gesetzten Fristen sind angemessen zu verlängern, soweit es erforderlich ist, wenn der Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist zusätzliche wesentliche Informationen bereitstellt oder wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt. Die Sechs-Tage-Schwelle fehlt hier. § 13 Absatz 2 UVgO stellt zusätzlich klar, dass allen Bewerbern und Bietern gleiche Fristen zu setzen sind.
Inhaltlich geht § 21 UVgO an zwei Punkten weiter als § 29 VgV. Absatz 3 will Vertragsstrafen auf die Überschreitung von Ausführungsfristen beschränken und in angemessenen Grenzen halten. Absatz 5 fordert, auf Sicherheitsleistungen ganz oder teilweise zu verzichten, und begrenzt die Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Vertragspflichten auf in der Regel fünf Prozent der Auftragssumme. Wer darüber hinausgehende Klauseln findet, hat einen guten Anlass für eine Bieterfrage.
Wie viel Zeit zwischen Unterlagen und Abgabe wirklich bleibt
Unterlagen prüfen, Bieterfragen stellen, die Abgabe technisch testen: das alles passt in die Restlaufzeit und in nichts sonst. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:
| Restlaufzeit | Anzahl | Anteil | |
|---|---|---|---|
| 14 bis 30 Tage | 3211 | 34,0 % | |
| mehr als 30 Tage | 2373 | 25,2 % | |
| weniger als 7 Tage | 2040 | 21,6 % | |
| 7 bis 14 Tage | 1808 | 19,2 % |
Ein erheblicher Teil läuft in weniger als zwei Wochen ab. Das ist der Grund, warum Signaturkarte, Kartenleser und Dateiformat einmal außerhalb eines laufenden Verfahrens getestet gehören. Wer das am Abgabetag zum ersten Mal versucht, hat keine Frist mehr, in der sich ein Fehler noch beheben ließe.
Gezählt über 9432 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.
Häufige Fragen
Was sind Vergabeunterlagen?
Vergabeunterlagen sind alle Angaben, die ein Unternehmen für die Entscheidung über eine Teilnahme am Verfahren braucht. Nach § 29 Absatz 1 VgV bestehen sie in der Regel aus dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsunterlagen, also der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen. Unterhalb der Schwellenwerte gilt die gleiche Aufzählung in § 21 Absatz 1 UVgO.
Was regeln die Bewerbungsbedingungen nach der UVgO?
§ 21 Absatz 1 Nummer 2 UVgO beschreibt sie als Darstellung der Einzelheiten der Verfahrensdurchführung, einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien, soweit diese nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung stehen. In der Praxis enthalten sie außerdem die geforderten Formblätter, die Bindefrist und die Regeln zu Nebenangeboten und Nachunternehmern.
Muss ich mich registrieren, um die Unterlagen zu bekommen?
Nein. § 9 Absatz 3 VgV verbietet dem Auftraggeber, für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen eine Registrierung zu verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist erlaubt und meist sinnvoll, weil nur dann Benachrichtigungen über Änderungen und Antworten auf Bieterfragen bei Ihnen ankommen.
Bis wann kann ich eine Bieterfrage stellen?
Bis zu dem in den Unterlagen genannten Termin, praktisch aber deutlich früher. § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV erzwingt eine Fristverlängerung nur, wenn die Information trotz rechtzeitiger Anforderung nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist vorliegt. Wer erst kurz vor Schluss fragt, hat diesen Anspruch nicht.
Darf ich Änderungen in den Formblättern vornehmen?
Nein. § 53 Absatz 7 VgV erklärt Änderungen an den Vergabeunterlagen für unzulässig, und § 57 Absatz 1 Nummer 4 VgV führt geänderte oder ergänzte Unterlagen als Ausschlussgrund auf. Auch eigene Geschäftsbedingungen als Anlage zählen dazu. Bringen Sie Einwände vor Ablauf der Frist als Bieterfrage ein.