Vergaberecht erklärt

Elektronische Angebotsabgabe: Textform, Signatur und Siegel

Angebote und Teilnahmeanträge gehen heute elektronisch ein. Welche Form dabei genügt, entscheidet nicht die Plattform und nicht die Gewohnheit, sondern der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen. Der gesetzliche Regelfall ist die Textform, eine Signatur ist die Ausnahme. Dieser Text erklärt die Stufen, ihre technischen Voraussetzungen und den Fehler, der am letzten Tag auffällt.

Stand 2026-09-21

Der Regelfall ist die Textform, nicht die Signatur

§ 53 Absatz 1 VgV bestimmt, dass Unternehmen ihre Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel nach § 10 VgV übermitteln. Eine Signatur verlangt diese Grundregel gerade nicht. Wer ein Angebot über das Bietertool einer Vergabeplattform einreicht, erfüllt die Form damit bereits, sofern die Vergabeunterlagen nichts anderes vorschreiben. Eine handschriftliche Unterschrift verlangt der Regelfall nicht.

§ 126b BGB verlangt für die Textform drei Dinge: eine lesbare Erklärung, die Nennung der Person des Erklärenden und die Abgabe auf einem dauerhaften Datenträger. Dauerhaft ist ein Medium, das dem Empfänger die Speicherung für einen angemessenen Zeitraum ermöglicht und die Erklärung unverändert wiedergibt. Eine eingescannte Unterschrift ist dafür weder nötig noch schädlich, entscheidend ist die erkennbare Urheberschaft und die unveränderte Wiedergabe der Erklärung.

Der Postweg bleibt die Ausnahme. § 53 Absatz 2 VgV lässt ihn zu, wenn einer der Gründe des § 41 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 VgV vorliegt oder zugleich physische Modelle einzureichen sind, und § 53 Absatz 4 VgV erlaubt ihn bei besonders schutzwürdigen Daten. Der Auftraggeber muss die Gründe im Vergabevermerk festhalten. Papierangebote gehen dann nach § 53 Absatz 5 und Absatz 6 VgV im verschlossenen Umschlag ein und sind zu unterschreiben.

Wann der Auftraggeber eine Signatur verlangen darf

§ 53 Absatz 3 VgV verpflichtet den Auftraggeber zu prüfen, ob die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen. Nur soweit es erforderlich ist, darf er eine höhere Stufe verlangen. Die Vorschrift nennt vier Möglichkeiten, und die Wahl zwischen ihnen trifft allein der Auftraggeber. Eine pauschale Anordnung ohne konkreten Sicherheitsbedarf ist nach dem Wortlaut nicht gedeckt, in der Praxis aber schwer anzugreifen.

Der Unterschied zwischen Signatur und Siegel ist der Unterzeichner. Eine elektronische Signatur gehört einer natürlichen Person, ein elektronisches Siegel einer juristischen Person, also dem Unternehmen selbst. Ein Siegel ist deshalb praktisch, wenn wechselnde Mitarbeiter einreichen, denn es hängt nicht an einer einzelnen Person und muss bei einem Personalwechsel nicht neu beschafft werden. Welche der vier Varianten gefordert ist, steht in den Vergabeunterlagen.

• fortgeschrittene elektronische Signatur einer natürlichen Person
• qualifizierte elektronische Signatur einer natürlichen Person
• fortgeschrittenes elektronisches Siegel des Unternehmens
• qualifiziertes elektronisches Siegel des Unternehmens

Was eIDAS für die einzelnen Stufen bedeutet

Die Begriffe stammen aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS. § 38 Absatz 6 UVgO verweist für die vier Stufen ausdrücklich auf Artikel 3 Nummer 11 und Nummer 12 für Signaturen sowie Nummer 26 und Nummer 27 für Siegel. Oberhalb der Schwellenwerte benutzt § 53 Absatz 3 VgV dieselben Begriffe ohne den Zitatnachweis, gemeint ist dieselbe europäische Definition.

Eine einfache elektronische Signatur ist jede Erklärung in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet, also auch ein getipptes Namenskürzel. Eine fortgeschrittene Signatur muss zusätzlich eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, ihn identifizieren, unter seiner alleinigen Kontrolle erzeugt werden und jede nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar machen. Dafür genügt ein Zertifikat ohne staatlich geprüfte Identitätsfeststellung des Unterzeichners aus.

Die qualifizierte Signatur setzt auf der fortgeschrittenen auf und verlangt zwei weitere Dinge: ein qualifiziertes Zertifikat und eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit. Nur sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Ausgestellt werden qualifizierte Zertifikate ausschließlich von Vertrauensdiensteanbietern, die in der nationalen Vertrauensliste geführt werden. Ob ein Anbieter dort steht, lässt sich vor dem Kauf kostenlos nachsehen.

Was eine qualifizierte Signatur praktisch erfordert

Für die Beschaffung gibt es zwei Wege. Beim kartenbasierten Weg erhalten Sie eine Signaturkarte und brauchen ein passendes Lesegerät sowie die Software des Anbieters. Beim Fernsignaturdienst liegt der Schlüssel beim Vertrauensdiensteanbieter und die Freigabe erfolgt über eine Zwei-Faktor-Bestätigung, meist per App. Beide Wege verlangen vorher eine Identifizierung der Person, etwa per Videoident oder in einer Filiale des Postdienstleisters.

Rechnen Sie mit Vorlauf. Zwischen Bestellung, Identifizierung und Einsatzbereitschaft liegen regelmäßig einige Arbeitstage, bei Karten zusätzlich der Postversand. Zertifikate laufen außerdem ab, üblich sind zwei oder drei Jahre. Ein abgelaufenes Zertifikat fällt erfahrungsgemäß genau dann auf, wenn das nächste Angebot fertig ist, und lässt sich in der verbleibenden Zeit nicht mehr ersetzen. Das Ablaufdatum gehört deshalb in denselben Kalender wie die Prüftermine der Geräte.

Auf der Empfängerseite gibt § 10 VgV die technischen Anforderungen vor. Die elektronischen Mittel des Auftraggebers müssen unter anderem sicherstellen, dass Uhrzeit und Tag des Datenempfangs genau bestimmbar sind, dass vor dem festgelegten Termin niemand auf die Daten zugreift und dass Verstöße dagegen eindeutig festgestellt werden können. Deshalb entfällt nach § 55 Absatz 2 VgV bei elektronischen Angeboten das Vier-Augen-Prinzip bei der Öffnung.

Der Fehler, der am letzten Tag auffällt

Signaturstufe und Dateiformat legt der Auftraggeber fest, und er legt sie je Verfahren neu fest. Was beim letzten Auftrag derselben Behörde gegolten hat, sagt nichts über das aktuelle Verfahren. Prüfen Sie beides am Tag des Downloads in den Bewerbungsbedingungen, nicht am Tag der Abgabe. Diese Prüfung kostet fünf Minuten und entscheidet, ob Sie überhaupt in der Wertung bleiben.

Die zweite Vorsichtsmaßnahme ist ein Testlauf. Laden Sie das Bietertool, legen Sie die Angebotsstruktur an und signieren Sie ein beliebiges Dokument probeweise, sobald die Unterlagen vorliegen. Typisch sind Java-Versionen, Kartenlesertreiber, blockierte Ports und Signaturen, die das Werkzeug nicht liest, weil die Datei nach dem Signieren noch einmal bearbeitet wurde. Jeder dieser Punkte ist eine Woche vor Abgabe lösbar und am letzten Vormittag nicht.

Die Folge eines Formfehlers steht in § 57 Absatz 1 Nummer 1 VgV: nicht form- oder fristgerecht eingegangene Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten. Unterhalb der Schwellenwerte schreibt § 38 Absatz 3 UVgO seit dem 1. Januar 2020 die rein elektronische Textform vor, nimmt davon aber nach Absatz 4 Aufträge bis 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer aus.

Wie viel Zeit zwischen Unterlagen und Abgabe wirklich bleibt

Unterlagen prüfen, Bieterfragen stellen, die Abgabe technisch testen: das alles passt in die Restlaufzeit und in nichts sonst. So verteilt sie sich über die Verfahren, die gerade offen sind:

Ein erheblicher Teil läuft in weniger als zwei Wochen ab. Das ist der Grund, warum Signaturkarte, Kartenleser und Dateiformat einmal außerhalb eines laufenden Verfahrens getestet gehören. Wer das am Abgabetag zum ersten Mal versucht, hat keine Frist mehr, in der sich ein Fehler noch beheben ließe.

Gezählt über 9432 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.