Vergaberecht erklärt

Teilnahmewettbewerb und Teilnahmeantrag: die erste Stufe richtig bestehen

Viele Vergabeverfahren beginnen nicht mit einem Angebot, sondern mit einem Teilnahmeantrag. In dieser ersten Stufe entscheidet der Auftraggeber allein darüber, wer überhaupt ein Angebot abgeben darf. Wer den Teilnahmeantrag wie ein Angebot behandelt, verliert den Auftrag, bevor er kalkuliert hat. Dieser Text erklärt den Ablauf, die gesetzlichen Fristen und die Auswahlregeln.

Stand 2026-09-21

Welche Verfahrensarten mit einem Teilnahmewettbewerb beginnen

§ 119 GWB zählt die Verfahrensarten oberhalb der EU-Schwellenwerte abschließend auf: offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft. Offenes und nicht offenes Verfahren stehen dem Auftraggeber frei zur Wahl, die übrigen nur, soweit das Gesetz sie gestattet. Das nicht offene Verfahren erfordert nach § 119 Absatz 2 GWB immer einen Teilnahmewettbewerb, beim Verhandlungsverfahren kann er nach Absatz 5 entfallen.

Ein Teilnahmewettbewerb ist die öffentliche Aufforderung an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen, einen Teilnahmeantrag abzugeben. Der Auftraggeber wählt daraus nach objektiven, transparenten und nichtdiskriminierenden Kriterien eine beschränkte Zahl von Bewerbern aus und fordert nur diese zur Angebotsabgabe auf. Im offenen Verfahren gibt es diese Vorstufe nicht: dort reicht jedes interessierte Unternehmen sofort ein vollständiges Angebot mit allen Preisen ein, und die Eignung wird erst danach geprüft.

Praktisch heißt das: Sie lesen in der Auftragsbekanntmachung zuerst die Verfahrensart. Steht dort nicht offenes Verfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft oder Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, dann ist die genannte Frist eine Teilnahmefrist und kein Abgabetermin für ein Angebot. Die Vergabeunterlagen mit Leistungsbeschreibung und Preisblatt folgen erst mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber. Wer das verwechselt, wartet auf ein Leistungsverzeichnis, das es noch nicht gibt.

Was in den Teilnahmeantrag gehört und was nicht

Nach § 16 Absatz 1 VgV übermitteln die Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag genau die Unterlagen, die der Auftraggeber nach § 48 Absatz 1 VgV für die Prüfung der Eignung gefordert hat. Dieselbe Formulierung steht in § 17 Absatz 1, § 18 Absatz 2 und § 19 Absatz 2 VgV. Der Katalog ist also in jeder Verfahrensart mit Teilnahmewettbewerb derselbe.

§ 48 Absatz 1 VgV verpflichtet den Auftraggeber, in der Auftragsbekanntmachung anzugeben, mit welchen Eigenerklärungen, Bescheinigungen und sonstigen Nachweisen die Eignung zu belegen ist und wann welche Unterlage vorzulegen ist. Diese Aufzählung ist Ihre Checkliste. Als vorläufigen Beleg akzeptiert er nach § 48 Absatz 3 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung.

• Nachweise zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit wie Umsatzangaben
• Referenzen über vergleichbare Leistungen der letzten Jahre
• Angaben zu Personal, technischer Ausstattung und Qualifikationen
• Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
• Eintragungen in Berufs- oder Handelsregister, soweit gefordert
• Benennung der Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft mit Vertreter

Teilnahmefrist und Angebotsfrist sind zwei verschiedene Fristen

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge heißt Teilnahmefrist und beträgt nach § 16 Absatz 2 VgV mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Dieselben 30 Tage gelten nach § 17 Absatz 2, § 18 Absatz 3 und § 19 Absatz 3 VgV. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit darf der Auftraggeber auf mindestens 15 Tage verkürzen, tiefer nicht.

Erst danach läuft die Angebotsfrist. Im nicht offenen Verfahren beträgt sie nach § 16 Absatz 5 VgV mindestens 30 Tage ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Außer bei obersten Bundesbehörden darf der Auftraggeber sie nach § 16 Absatz 6 VgV einvernehmlich festlegen, sonst gilt ein Minimum von zehn Tagen. § 16 Absatz 8 VgV verkürzt die 30 Tage um fünf Tage.

Die Mindestfrist ist kein Richtwert für den Regelfall. § 20 Absatz 1 VgV verlangt, dass der Auftraggeber die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung angemessen berücksichtigt. Ein Teilnahmewettbewerb, der zwanzig Referenzen mit Ansprechpartnern und Auftragswerten verlangt, rechtfertigt mehr als das Minimum. Eine zu knappe Frist ist rügefähig, und die Rüge gehört vor Ablauf der Teilnahmefrist abgeschickt.

Wie der Auftraggeber die Bewerber auf eine Auswahl verkürzt

Der Auftraggeber darf die Zahl der Bewerber begrenzen, die er zur Angebotsabgabe auffordert. § 51 Absatz 1 VgV erlaubt das bei allen Verfahrensarten außer dem offenen Verfahren, verlangt aber die Angabe der objektiven und nichtdiskriminierenden Kriterien für die Begrenzung, der vorgesehenen Mindestzahl und gegebenenfalls der Höchstzahl bereits in der Auftragsbekanntmachung. Was dort fehlt, darf bei der Auswahl nicht verwendet werden.

Für die Untergrenze nennt § 51 Absatz 2 VgV zwei Zahlen: die vorgesehene Mindestzahl darf nicht niedriger als drei sein, im nicht offenen Verfahren nicht niedriger als fünf. Zusätzlich muss sie hoch genug sein, damit Wettbewerb gewährleistet ist. Liegt die Zahl der geeigneten Bewerber darunter, darf der Auftraggeber nach Absatz 3 mit den vorhandenen geeigneten Bewerbern fortfahren. Nachträglich andere Unternehmen hinzuzuladen ist ihm verboten.

Eine Begrenzung setzt eine Rangfolge voraus, also eine Bewertung der Eignung und nicht nur ein Bestehen oder Nichtbestehen. Üblich sind Punkte für Zahl, Vergleichbarkeit und Aktualität der Referenzen. Prüfen Sie vor dem Schreiben, ob die Bekanntmachung eine solche Matrix enthält. Wenn ja, ist die Auswahl der eingereichten Referenzen die wichtigste Entscheidung des gesamten Teilnahmeantrags, denn sie legt Ihre Punktzahl fest, bevor über den Preis überhaupt gesprochen wird.

Der Fehler, der die meisten Teilnahmeanträge kostet

Der häufigste Fehler ist, den Teilnahmeantrag wie ein Angebot zu behandeln und Preise mitzuschicken. In der ersten Stufe gibt es noch keine Leistungsbeschreibung, auf die sich ein Preis beziehen könnte, und der Auftraggeber darf nach § 55 Absatz 1 VgV vom Inhalt ohnehin erst nach Fristablauf Kenntnis nehmen. Ein beigefügtes Preisblatt bringt keinen Vorteil und widerspricht dem Verfahrensstand.

Der zweite Fehler wiegt schwerer: Die Eignung wird hier entschieden und nicht später. Nach § 42 Absatz 3 VgV fordert der Auftraggeber in jeder Verfahrensart mit Teilnahmewettbewerb nur solche Bewerber zur Angebotsabgabe auf, die ihre Eignung nachgewiesen haben und nicht ausgeschlossen worden sind. Im offenen Verfahren dreht § 42 Absatz 4 VgV die Reihenfolge um und prüft zuerst das Angebot.

Auf Nachforderung sollten Sie sich nicht verlassen. § 56 Absatz 2 VgV erlaubt dem Auftraggeber, fehlende Unterlagen nachzufordern, erlaubt ihm aber ausdrücklich auch, in der Auftragsbekanntmachung festzulegen, dass er nichts nachfordern wird. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt Vergleichbares nach § 10 und § 36 UVgO, dort liegt die Mindestzahl einheitlich bei drei Bewerbern und feste Tagesfristen für den Teilnahmewettbewerb fehlen ganz.

Wie viele Verfahren tatsächlich mit einem Teilnahmewettbewerb beginnen

Ein Teilnahmeantrag fällt nur in den Verfahrensarten an, die zweistufig laufen. So verteilen sich die Verfahrensarten über den offenen Bestand:

Das offene Verfahren dominiert, und dort gibt es keinen Teilnahmeantrag: Sie geben sofort ein Angebot ab. Die zweistufigen Verfahren sind in der Minderheit, aber sie sind genau die, in denen die Eignungsprüfung vorgezogen wird. Wer dort den Teilnahmeantrag als Formsache behandelt, scheidet aus, bevor er je einen Preis genannt hat.

Gezählt über 9432 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.