Vergaberecht erklärt

Referenzen als Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit

Die Referenzliste ist in den meisten Verfahren der Nachweis, an dem die Eignung tatsächlich scheitert oder hält. Sie ist kein Werbeblatt, sondern eine Unterlage mit gesetzlich festgelegtem Inhalt und einem festen Zeitfenster. Wer weiß, was darin stehen muss und was ein Auftraggeber nicht verlangen darf, verliert keine Bewerbung mehr an einer Formalie.

Stand 2026-09-21

Wofür eine Referenz im Vergabeverfahren steht

Eine Referenz belegt, dass ein Unternehmen eine vergleichbare Leistung bereits erbracht hat. Sie gehört zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, einem der drei Eignungsbereiche, die § 122 Absatz 2 GWB abschließend zulässt. § 46 Absatz 3 VgV zählt auf, welche Unterlagen ein Auftraggeber dafür verlangen darf, und die Referenzliste steht dort an erster Stelle. Was in dieser Aufzählung nicht vorkommt, ist als Eignungsnachweis unzulässig.

Eine Referenz beantwortet, ob ein Bieter den Auftrag ausführen kann, nicht, wie gut sein Angebot ist. § 46 Absatz 3 Nummer 6 VgV lässt Ausbildungsnachweise als Eignungsnachweis nur zu, wenn sie nicht zugleich als Zuschlagskriterium bewertet werden. Unterhalb der Schwellenwerte kennt § 33 UVgO weder einen Katalog zulässiger Unterlagen noch einen Zeitraum; dort begrenzt allein die Verhältnismäßigkeit, was gefordert werden darf.

Die Angaben, die eine Referenzliste enthalten muss

§ 46 Absatz 3 Nummer 1 VgV beschreibt die Referenz als Liste der wesentlichen erbrachten Liefer- oder Dienstleistungen und nennt je Eintrag drei Pflichtangaben. Genau danach prüft eine Vergabestelle, und genau daran scheitern Bewerbungen. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Referenz unvollständig, auch wenn das Projekt inhaltlich hervorragend passt und der Auftraggeber die Leistung aus eigener Anschauung kennt.

Tragen Sie die Zahlen so ein, dass die geforderte Mindestanforderung ohne Rückfrage wiederzufinden ist. Wer einen Auftragswert von 250 000 Euro nachweisen soll, nennt den Wert der eigenen Leistung und nicht die Bausumme des gesamten Vorhabens, an dem er mit einem Gewerk beteiligt war. In einer Bietergemeinschaft gilt derselbe Maßstab: gezählt wird der eigene Anteil. Von einem Nachunternehmer erbrachte Teile gehören ebenfalls nicht dazu.

• der Wert der eigenen Leistung, netto und ohne Fremdanteile
• der Liefer- oder Erbringungszeitpunkt, bei laufenden Verträgen der erreichte Leistungsstand
• der öffentliche oder private Empfänger mit einer auskunftsfähigen Stelle
• bei Bauleistungen zusätzlich eine Bescheinigung über die ordnungsgemäße Ausführung

Drei Jahre oder fünf Jahre: die Rückschauzeiträume

Der Zeitraum hängt an der Leistungsart. Für Liefer- und Dienstleistungen lässt § 46 Absatz 3 Nummer 1 VgV eine Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten Leistungen zu. Für Bauaufträge gilt das nicht: § 2 VgV verweist sie auf Abschnitt 2 des Teils A der VOB, und § 6a EU nennt dort höchstens fünf Jahre. Beides folgt Anhang XII der Richtlinie 2014/24/EU.

Beide Zeiträume sind Obergrenzen für den Auftraggeber, keine Mindestwerte für Sie. Er darf ein kürzeres Fenster setzen, und beide Vorschriften erlauben ihm, ältere einschlägige Leistungen zu berücksichtigen, soweit das für ausreichenden Wettbewerb nötig ist. Dieser Hinweis gehört in die Bekanntmachung, sonst zählen ältere Projekte nicht. Prüfen Sie dort außerdem, ob der Stichtag an die Abnahme, die Schlussrechnung oder den Leistungszeitraum anknüpft.

Was vergleichbar tatsächlich bedeutet

Vergleichbar heißt ähnlich, nicht gleich. § 122 Absatz 4 GWB bindet Eignungskriterien und Eignungsnachweise an den Auftragsgegenstand und verlangt ein angemessenes Verhältnis zum Auftragswert. Eine Anforderung, die praktisch nur der bisherige Auftragnehmer erfüllt, verfehlt diesen Maßstab. Auftraggeber dürfen fachliche Nähe verlangen, aber keine Beinahe-Identität von Nutzungsart, Bauherr oder Vertragsform. Zulässig ist, was der konkrete Auftrag an Erfahrung wirklich voraussetzt.

Für Planungsleistungen steht das sogar im Verordnungstext. § 75 Absatz 5 VgV verlangt, Referenzobjekte zuzulassen, deren Planungs- oder Beratungsanforderungen vergleichbar sind, und erklärt es in der Regel für unerheblich, ob der Bewerber bereits ein Objekt derselben Nutzungsart geplant hat. Zerlegen Sie die geforderte Leistung deshalb in ihre Merkmale und schreiben Sie zu jedem Merkmal, welches Projekt es abdeckt.

Referenzgeber benennen und der Datenschutz

Die Vorschrift verlangt die Angabe des Empfängers, nicht dessen Einwilligung. Sobald Sie aber Namen, Telefonnummer und Mailadresse eines Ansprechpartners weitergeben, verarbeiten Sie personenbezogene Daten und brauchen dafür eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 1 DSGVO. Der Kunde als Unternehmen ist nicht geschützt, die dort arbeitende Person schon. Holen Sie eine kurze schriftliche Freigabe ein und nennen Sie Funktionsadressen.

Der zweite Stolperstein ist die Vertraulichkeit, denn private Auftraggeber untersagen die Nennung häufig im Vertrag. Unterhalb der Schwellenwerte hilft § 35 Absatz 5 UVgO: wer aus einem berechtigten Grund die geforderten Unterlagen nicht beibringen kann, darf andere geeignete Unterlagen vorlegen. Oberhalb gilt die entsprechende Regel in § 45 Absatz 5 VgV nur für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.

Wenn eine Referenz nicht bestätigt wird

Auftraggeber dürfen nachhaken. § 48 Absatz 7 VgV erlaubt, vorgelegte Unterlagen erläutern zu lassen, § 56 Absatz 2 VgV erlaubt das Nachfordern fehlender oder fehlerhafter Unterlagen. Referenzen sind Eignungsunterlagen und deshalb nachforderbar, anders als die leistungsbezogenen Wertungsunterlagen, die § 56 Absatz 3 VgV ausnimmt. Der Auftraggeber darf die Nachforderung aber vorab ausschließen, und dann greift § 57 Absatz 1 Nummer 2 VgV.

Schwerer wiegt eine Referenz, die inhaltlich nicht trägt. § 124 Absatz 1 Nummer 8 GWB erlaubt den Ausschluss bei schwerwiegender Täuschung über Eignungskriterien, § 124 Absatz 1 Nummer 7 GWB bei erheblichen Mängeln in einem früheren öffentlichen Auftrag, die zu vorzeitiger Beendigung oder Schadenersatz geführt haben. Benennen Sie nur Projekte, die die genannte Stelle auf Nachfrage bestätigen wird.

Wenn die Referenz einem anderen Unternehmen gehört

§ 47 Absatz 1 VgV erlaubt, für einen bestimmten Auftrag die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, wenn diese Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, belegt etwa durch eine Verpflichtungserklärung. Für Referenzen gilt jedoch eine Einschränkung, die viele Bewerbungen zerlegt: einschlägige berufliche Erfahrung zählt nur, wenn das andere Unternehmen die betreffende Leistung auch selbst erbringt. Die Verpflichtungserklärung gehört zum Teilnahmeantrag.

Eine geliehene Referenz ohne Beteiligung an der Ausführung ist damit kein Eignungsnachweis. Der Auftraggeber prüft das andere Unternehmen zudem selbst auf Eignungskriterien und Ausschlussgründe und schreibt den Austausch vor, wenn es diese nicht erfüllt. Wer Referenzen aus einer Konzerngesellschaft oder von einem Nachunternehmer einbringt, plant die Leistungsaufteilung vor der Bewerbung. Klären Sie vorab, welche Leistungsteile das andere Unternehmen selbst übernimmt.

Woran sich die offenen Verfahren messen lassen

Welche Referenzen gefordert werden und woran ein Angebot scheitert, hängt an der Leistungsart. So verteilt sie sich über den offenen Bestand:

Nur 5,2 Prozent der offenen Verfahren nennen überhaupt einen Auftragswert. Eine Referenz über einen vergleichbaren Auftrag lässt sich deshalb selten an einer veröffentlichten Zahl ausrichten: was vergleichbar ist, steht in den Vergabeunterlagen und nicht in der Bekanntmachung.

Gezählt über 9070 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-21. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.