Vergaberecht erklärt

Der wettbewerbliche Dialog

Der wettbewerbliche Dialog ist für Aufträge gedacht, bei denen der Auftraggeber sein Ziel beschreiben kann, den Weg dorthin aber noch nicht. Statt einer fertigen Leistungsbeschreibung steht am Anfang ein Bedarf, und die Lösung entsteht im Gespräch mit den ausgewählten Unternehmen.

Stand 2026-09-23

Wofür das Verfahren gedacht ist

Nach Paragraf 18 Absatz 1 der Vergabeverordnung beschreibt der Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen seine Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung. Gleichzeitig nennt und erläutert er die zugrunde gelegten Zuschlagskriterien und legt einen vorläufigen Zeitrahmen für den Dialog fest. Eine fertige Leistungsbeschreibung gibt es an dieser Stelle noch nicht, und genau darin liegt der Zweck des Verfahrens: sie soll erst im Dialog entstehen.

Zulässig ist das Verfahren nicht frei, sondern unter denselben Voraussetzungen wie das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Paragraf 14 Absatz 3 nennt dafür unter anderem Aufträge mit konzeptionellen oder innovativen Lösungen und solche, deren technische Anforderungen sich nicht mit ausreichender Genauigkeit unter Verweis auf eine Norm oder eine gemeinsame technische Spezifikation beschreiben lassen.

Der Weg in das Verfahren

Der Einstieg läuft über einen Teilnahmewettbewerb. Nach Absatz 2 fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf, jedes interessierte Unternehmen kann teilnehmen, und mit dem Antrag werden die nach Paragraf 48 Absatz 1 geforderten Eignungsunterlagen übermittelt. Die Teilnahmefrist beträgt nach Absatz 3 mindestens 30 Tage.

Am Dialog teilnehmen können nach Absatz 4 nur die Unternehmen, die der Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu auffordert. Ihre Zahl darf er nach Paragraf 51 begrenzen, und die dafür vorgesehenen Kriterien sowie die Mindestzahl müssen bereits in der Auftragsbekanntmachung stehen. Der Zugang entscheidet sich damit vollständig über die Eignung. Ein Preis wird auf dieser Stufe nicht verlangt, und ein Lösungsvorschlag in der Regel ebenfalls noch nicht, sodass der Aufwand für die Bewerbung selbst überschaubar bleibt.

Die Dialogphase

Im Dialog ermittelt und legt der Auftraggeber fest, wie seine Bedürfnisse und Anforderungen am besten erfüllt werden können, und er darf dabei alle Aspekte des Auftrags erörtern. Absatz 5 verpflichtet ihn zugleich zur Gleichbehandlung und zu etwas, das für teilnehmende Unternehmen wesentlich ist: Lösungsvorschläge und vertrauliche Informationen eines Unternehmens darf er ohne dessen Zustimmung nicht an die anderen weitergeben.

Diese Zustimmung darf nicht allgemein erteilt werden, sondern nur bezogen auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen. Der Dialog kann nach Absatz 6 in aufeinanderfolgenden Phasen geführt werden, sofern darauf hingewiesen wurde, und in jeder Phase kann die Zahl der erörterten Lösungen anhand der Zuschlagskriterien verringert werden. Wessen Lösung nicht weitergeführt wird, ist darüber zu informieren. Für die eigene Planung ist diese Mitteilung wichtig, weil sie den Punkt markiert, an dem kein weiterer Aufwand mehr sinnvoll ist.

Vom Dialog zum Angebot

Der Auftraggeber schließt den Dialog ab, wenn er die Lösungen ermittelt hat, mit denen der Bedarf gedeckt werden kann, und informiert die verbliebenen Teilnehmer darüber. Danach fordert er sie nach Absatz 8 auf, auf Grundlage der eingereichten und im Dialog näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot vorzulegen, das alle zur Ausführung erforderlichen Einzelheiten enthalten muss.

Klarstellungen und Ergänzungen darf der Auftraggeber verlangen, aber sie dürfen nicht dazu führen, dass wesentliche Bestandteile des Angebots oder des Auftrags grundlegend geändert werden. Bewertet wird nach den bekannt gemachten Zuschlagskriterien. Mit dem Unternehmen, dessen Angebot als wirtschaftlichstes ermittelt wurde, darf er nach Absatz 9 nur noch verhandeln, um finanzielle Zusagen oder andere Bedingungen zu bestätigen. Eine echte Preisverhandlung nach Abschluss des Dialogs ist damit ausgeschlossen, und das endgültige Angebot ist der letzte Zeitpunkt, zu dem der eigene Preis gestaltet werden kann.

Der Aufwand und die Prämie

Die Teilnahme kostet mehr als ein Angebot in einem gewöhnlichen Verfahren, weil die Lösung im Verfahren selbst erarbeitet wird. Der Gesetzgeber hat das gesehen: nach Absatz 10 kann der Auftraggeber Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen. Das Wort kann ist dabei entscheidend, denn ein Anspruch darauf besteht nicht.

Für die Entscheidung über eine Teilnahme ist das die zentrale Frage, und sie lässt sich vor der Bewerbung beantworten. Sieht die Bekanntmachung keine Prämie vor, ist der gesamte Entwicklungsaufwand ein eigenes unternehmerisches Risiko. Zusammen mit dem vorläufigen Zeitrahmen aus Absatz 1 ergibt sich daraus eine belastbare Schätzung, ob sich die Beteiligung rechnet. Wer diese Rechnung erst nach der Aufforderung zum Dialog aufmacht, hat die Entscheidung bereits getroffen.

Abgrenzung zu den Nachbarverfahren

Vom Verhandlungsverfahren unterscheidet sich der Dialog dadurch, dass dort über vorhandene Angebote verhandelt wird, während hier zunächst die Lösung selbst entwickelt wird. Beide setzen dieselben Zulassungsgründe voraus, und der Auftraggeber wählt zwischen ihnen. Praktisch bedeutet das einen anderen Zeitpunkt für den eigenen Aufwand: im Verhandlungsverfahren liegt er beim Erstangebot, im Dialog verteilt er sich über die Dialogphasen und fällt erst am Ende zum endgültigen Angebot geballt an.

Von der Innovationspartnerschaft unterscheidet er sich im Ziel. Der Dialog führt zur Beschaffung einer Leistung, deren Weg zunächst offen war. Die Innovationspartnerschaft richtet sich auf die Entwicklung einer noch nicht am Markt verfügbaren Leistung und den anschließenden Erwerb. Der Planungswettbewerb wiederum ist kein Vergabeverfahren in diesem Sinne, sondern ein vorgelagerter Wettbewerb um Entwürfe, an den sich ein Vergabeverfahren erst anschließt. Wer Planungsleistungen anbietet, trifft deshalb häufiger auf den Planungswettbewerb als auf den Dialog.

Wie oft der wettbewerbliche Dialog tatsächlich vorkommt

Beide Verfahrensarten brauchen einen gesetzlichen Zulassungsgrund, und das ist im Bestand deutlich zu sehen. So verteilen sich die Verfahrensarten über die europaweiten Bekanntmachungen:

Der wettbewerbliche Dialog kommt im offenen Bestand derzeit gar nicht vor, gegenüber 7927 offenen Verfahren. Das ist kein Messfehler, sondern die Lage: das Verfahren wird für seltene, komplexe Beschaffungen gewählt, und zu einem beliebigen Zeitpunkt läuft oft keine einzige.

Diese Zahlen zeigen allerdings nur die Verfahren, die überhaupt bekannt gemacht werden. Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erscheint vorher in keiner Liste, weil es keine öffentliche Aufforderung gibt. Der tatsächliche Anteil verhandelter Vergaben liegt deshalb höher als der hier sichtbare.

Gezählt über 8883 offene Bekanntmachungen im Index, Stand 2026-09-22. Der Bestand wird jede Nacht neu aufgebaut, die Zahlen ändern sich also täglich.