EU-weite Ausschreibung
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
„Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)“ ist eine eu-weite Ausschreibung über eine Dienstleistung in Bayern. Angebote sind bis Mittwoch, 18.11.2026 einzureichen, in 17 Tagen. Vergabeart: Offenes Verfahren, EU-weit bekannt gemacht (oberhalb der EU-Schwellenwerte, Verfahren nach GWB und VgV). Leistung nach CPV: Dokumentenverwaltungssystem.
- Angebotsfrist
- 18.11.2026, noch 17 Tage
- Veröffentlicht
- 21.10.2026
- Vergabeart
- Offenes Verfahren
- Bekanntmachung
- EU-weit (TED)
- Leistungsart
- Dienstleistung
- Auftragswert
- nicht veröffentlicht
- Quelle, zuletzt geprüft
- TED (EU-Amtsblatt), 01.11.2026
- Erfüllungsort
- Landkreis Ebersberg, Bayern
Vergabestelle und Unterlagen
Vergabestelle nur mit Zugang sichtbar
Zur OriginalbekanntmachungVergabeunterlagen auf der VergabeplattformKurz gesagt
Die Gemeinde Vaterstetten beschafft ein Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung.
- Cloud-basierte Überlassung als Software-as-a-Service.
- Leistung umfasst Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung.
- Migration vorhandener Daten und Schulung gehören dazu.
- Einschließlich laufendem Betrieb mit Pflege und Support.
Zusammenfassung aus dem Text der Bekanntmachung erstellt und automatisch gegen ihn geprüft; maßgeblich ist der Originaltext.
Leistungsbeschreibung
Auftraggeberin ist die Gemeinde Vaterstetten im Landkreis Ebersberg im Regierungsbezirk Oberbayern (https://vaterstetten.de). Mit über 25.000 Einwohnern ist Vaterstetten die zweitgrößte Gemeinde in Bayern, die weder Stadt noch Markt ist. Aufgrund der Einwohnerzahl zählt sie seit 2001 zu den sogenannten leistungsfähigen kreisangehörigen Gemeinden. Sie übernimmt daher Aufgaben des Landkreises wie etwa bei der Bearbeitung von Baugenehmigungen als Untere Bauaufsichtsbehörde, beim Denkmalschutz als Untere Denkmalschutzbehörde sowie bei der Abfallentsorgung auf dem Gemeindegebiet. Die Gemeindeverwaltung hat zusammen mit Baubetriebs- und Wertstoffhöfen sowie schulischen Liegenschaften eine Personalstärke von etwa 200 Beschäftigten. Die Verwaltung führt ihr Schriftgut teils papiergebunden, großteils aber in dateibasierten Ablagen (Netzlaufwerken) und in den jeweiligen Fachverfahren. Der Bayerische Einheitsaktenplan wird derzeit nur teilweise befolgt. Der jährliche Dokumentenzuwachs beträgt durchschnittlich etwa 15 %. Geplant ist die Einführung eines einheitlichen, medienbruchfreien Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Akte (E-Akte) für die verwaltungsweite Vorgangsbearbeitung. Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.
Zeitplan
| Veröffentlichung | Mittwoch, 21.10.2026 |
|---|---|
| Angebotsfrist | Mittwoch, 18.11.2026, 10:00 Uhr |
| Bindefrist endet (rechnerisch) | Montag, 18.01.2027 |
Was die Bekanntmachung festlegt
| Laufzeit | 60 Monate |
|---|---|
| Verlängerungen | bis zu 5 |
| Rahmenvereinbarung | nein |
| Bindefrist | 61 Tage nach Angebotsfrist |
| Für KMU geeignet | nicht ausgewiesen |
| Rechtsgrundlage | GWB, VgV (bei Bauleistungen VOB/A EU) |
| Art des Auftraggebers | Kommune oder Kreis |
Einordnung nach CPV
- 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
- 72268000 Bereitstellung von Software
Im Marktvergleich
- Ein Auftragswert ist nicht veröffentlicht, wie bei rund 97 Prozent der offenen Bekanntmachungen.
- Im Gebiet Landkreis Ebersberg sind derzeit 8 öffentliche Ausschreibungen offen.
- Bundesweit sind 2 Ausschreibungen derselben CPV-Gruppe offen (48311…, Dokumentenverwaltungssystem).
- Die Frist fällt in Kalenderwoche 47.
Marktdaten
| Bereich | offen | neu in 7 Tagen | Fristende in 7 Tagen |
|---|---|---|---|
| Bayern, alle Gewerke | 1.418 | 316 | 281 |
| Landkreis Ebersberg, alle Gewerke | 8 | – | – |
Stand 01.11.2026, gezählt nach Abzug der Dubletten. Mehr im Vergabe-Index.
Vor der Abgabe prüfen
- Zuerst die Unterlagen von der Vergabeplattform holen und jede Position des Leistungsverzeichnisses durchgehen. Mehr
- Die EEE ausfüllen und die geforderten Eignungsnachweise auf Abruf bereithalten. Mehr
- Abgabe bis 18.11.2026, 10:00 Uhr einplanen; die meisten Plattformen nehmen nur elektronische Angebote an. Mehr
- An das Angebot gebunden bis voraussichtlich 18.01.2027: Kapazität und Preise bis dahin sichern. Mehr
- Fragen zu den Unterlagen über die Plattform stellen, solange die Frist es erlaubt; Fehler im Verfahren sofort rügen. Mehr
Kurz beantwortet
Bis wann kann ein Angebot abgegeben werden?
Bis Mittwoch, 18.11.2026, also noch 17 Tage. Die genaue Uhrzeit und den Abgabeweg nennt die Originalbekanntmachung; maßgeblich ist immer sie.
Ist ein Auftragswert bekannt?
Die Bekanntmachung nennt keinen Auftragswert. Das ist der Normalfall: nur rund 3 Prozent der offenen Ausschreibungen veröffentlichen einen. Den Umfang zeigt das Leistungsverzeichnis in den Vergabeunterlagen.
Ist der Auftrag für kleine und mittlere Unternehmen geeignet?
Die Bekanntmachung weist ihn nicht ausdrücklich als für KMU geeignet aus; das schließt kleinere Betriebe nicht aus, eine Bietergemeinschaft kann helfen.
Was genau wird beschafft?
Dienstleistung. Nach dem CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem.
Wie lange läuft der Auftrag?
Die Laufzeit beträgt 60 Monate. Bis zu 5 Verlängerungen sind vorgesehen.
Wo wird der Auftrag ausgeführt?
Erfüllungsort ist Bayern. Für die Bewertung zählt dieser Ort, nicht der Sitz der Vergabestelle.
Zuschläge für vergleichbare Leistungen
| Veröffentlicht | Auftrag | Zuschlag an | Wert |
|---|---|---|---|
| 28.10.2026 | Angebotsphase - Bereitstellung einer Filehosting- und Kollaborationslösung ("KoDaS") | IONOS SE | – |
| 18.08.2026 | Dokumentenmanagementsoftware, hier: DOMEA | Open Text Software GmbH | – |
| 17.08.2026 | Projektleitung zur Einführung eines DMS | IMTB Consulting GmbH | 652.800 Euro |
| 22.06.2026 | Scandienstleistungen | Heydt-Verlags-GmbH | – |
| 08.04.2026 | Software für die Bearbeitung und Prüfung von Verordnungen über Häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V | HMM Deutschland GmbH | 756.738 Euro |
Zuschlagsbekanntmachungen auf TED, gleiche CPV-Gruppe (48311…). Alle Zuschläge
Rechtsrahmen
(1) Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfolgt im offenen Verfahren, im nicht offenen Verfahren, im Verhandlungsverfahren, im wettbewerblichen Dialog oder in der Innovationspartnerschaft.
Weitere offene Ausschreibungen in Bayern
- Marktoberdorf-Rieder MTW
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Wissen zum Verfahren
- EU-Schwellenwerte
- Vergabeunterlagen lesen
- Eignung nachweisen
- Angebotsfristen
- An einer Ausschreibung teilnehmen
Quellen
- Bekanntmachung: TED, Amtsblatt der Europäischen Union, abgerufen am 01.11.2026
- Leistungsbezeichnungen: CPV 2008, Verordnung (EG) Nr. 213/2008, deutsche Fassung
- GWB § 119: gesetze-im-internet.de
- Marktzahlen: Vergabe-Index, eigene Auswertung aller offenen Bekanntmachungen
Zitieren: „Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)“, Ausschreibung, Neurobird Ausschreibungen, https://neurobird.com/de/ausschreibungen/bekanntmachung/beschaffung-eines-dokumentenmanagementsystems-dms-t727241-2026, Stand 01.11.2026. Alle Angaben ohne Gewähr, maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.