Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen im Bereich Rechnungsreklamationsmanagement

Leistungsbeschreibung

Gegenstand der Ausschreibung sind Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich Rechnungsreklamationsmanagement. Zur Unterstützung der Weiterentwicklung des Rechnungsreklamationsmanagements und des Order-to-Cash-Prozesses (O2C) werden IT-Consultants gesucht. Der Einsatz erfolgt insbesondere bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse rund um die Rechnungsstellung, Rechnungsreklamationen, Gutschriften, das Mahn-wesen sowie der zugehörigen Fachverfahren und Schnittstellen. Die Ausschreibung umfasst folgende Leistungen: - Beratungs- und Unterstützungsleistungen Remote (ca. 165 PT pro Vertragsjahr) - Beratungs- und Unterstützungsleistungen Vor Ort (ca. 15 PT pro Vertragsjahr) Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 12 Monate (Mindestvertragslaufzeit). Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag dreimalig um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume). Grundlage für die Ausübung dieser Verlängerungsoption ist die Erfüllung der nachfolgend festgelegten Vorgaben: Erfüllen aller projekt- bzw. tätigkeitsspezifisch definierten Vorgaben eines vorab zu vereinbarenden Quality Gates. Die Auftraggeberin definiert im Kontext der Projektarbeit bzw. der von der Auftragnehmerin zu erbringenden Tätigkeiten formelle Meilensteine, zu denen gesamthaft geprüft wird, inwieweit die Auftragnehmerin der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungsinhalte nachkommt. Diese Quality Gates betreffen beispielsweise Prüfpunkte wie - Qualität der Service Delivery (Einhalten zugesicherter Skill-Level, Gesamtverständnis des Kundenbedarfs u. ä.) - Wirksamkeit / Verwendbarkeit der Arbeitsergebnisse - Termintreue (Einhalten von Fristen, Bereitstellzeiten u. ä.) - Vollständigkeit und inhaltliche Qualität von Dokumentationen - Kommunikation und Auftreten ggü. der Auftraggeberin um die erzielte Projekt- bzw. Service-Qualität zu bewerten. Die zur Anwendung kommenden Prüfpunkte und ihre Gewichtung werden der Auftragnehmerin zu Beginn der Leistungserbringung mitgeteilt und erläutert, sodass die Auftragnehmerin im Vorfeld weiß, worauf sie die Schwerpunkte der Leistungserbringung legen muss. Die Auftragnehmerin erhält die Gelegenheit, die Prüfpunkte zu kommentieren (jedoch ohne Anspruch, sie abzuändern). Die Quality Gates werden als Meilensteine im Projektkalender festgelegt und in Form eines Meetings mit allen relevanten Vertretern der Auftraggeberin und des Auftragnehmers durchgeführt. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Prüfpunkte zu unterscheiden nach - KO-Kriterien (Erfüllungsgrad: "erfüllt" vs. "nicht erfüllt" / Bewertung "nicht erfüllt" führt zu unmittelbarer Setzung einer x-wöchigen Frist für kostenneutrale Nacharbeiten in Verbindung mit einer Eskalation an die nächsthöhere Ebene) und - variable Kriterien (Erfüllungsgrad in % mit dahinterliegender Ampellogik in Verbindung mit Korrekturmaßnahmen). Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer drei Monate vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit mit, ob die Option gezogen wird und sich der Vertrag somit für ein weiteres Jahr verlängert. Für die weiteren optionalen Verlängerungen gilt selbiges. Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze von 770.227,20 EUR netto; 916.570,37 EUR brutto (inkl. optionaler Leistungen). Die geschätzte Abnahmemenge ist der Anlage 3 zum Vertrag - Preisblatt zu entnehmen. Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem. § 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes. Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten Beauftragungen.

Was die Bekanntmachung festlegt

So bereiten Sie das Angebot vor

1. Vergabeunterlagen über die Originalbekanntmachung laden und das Leistungsverzeichnis vollständig lesen. Mehr
2. Rahmenvereinbarung: Preise so kalkulieren, dass sie bei kleinen und großen Abrufmengen tragen. Mehr
3. Eignung vorläufig mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung belegen, die verlangten Nachweise bereithalten. Mehr
4. An das Angebot gebunden bis voraussichtlich 01.03.2027: Kapazität und Preise bis dahin sichern. Mehr
5. Abgabe bis 23.11.2026, 09:00 Uhr einplanen; die meisten Plattformen nehmen nur elektronische Angebote an. Mehr
6. Unklarheiten früh als Bieterfrage über die Plattform klären; erkannte Vergabefehler rechtzeitig rügen. Mehr

Termine dieser Ausschreibung

Zahlen zum Umfeld

Stand 09.11.2026, gezählt nach Abzug der Dubletten. Mehr im Vergabe-Index.

Was die Zahlen sagen

• Ein Auftragswert ist nicht veröffentlicht, wie bei rund 96 Prozent der offenen Bekanntmachungen.
• Mit Erfüllungsort Stuttgart sind derzeit 105 Ausschreibungen offen.
• Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung: Abgerufen wird während der Laufzeit nach Bedarf, der tatsächliche Umfang steht vorher nicht fest.
• Derselben CPV-Gruppe wie diese (Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung) gehören bundesweit 20 offene Verfahren an.
• Die Frist fällt in Kalenderwoche 48.

Das Wichtigste in Fragen

Wann endet die Angebotsfrist?

Bis Montag, 23.11.2026, also noch 14 Tage. Die genaue Uhrzeit und den Abgabeweg nennt die Originalbekanntmachung; maßgeblich ist immer sie.

Was bedeutet hier Rahmenvereinbarung?

Die Vergabestelle schließt einen Vertrag über eine Laufzeit und ruft Leistungen nach Bedarf ab. Mengen in der Bekanntmachung sind Schätzungen, keine Zusagen.

Wie wird die Eignung bei EU-weiten Verfahren belegt?

Vorläufig kann die Eignung mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) belegt werden; welche Nachweise die Vergabestelle verlangt, steht in den Vergabeunterlagen.

Wo wird der Auftrag ausgeführt?

Erfüllungsort ist Stuttgart in Baden-Württemberg. Für die Bewertung zählt dieser Ort, nicht der Sitz der Vergabestelle.

Wie lange läuft der Auftrag?

Die Laufzeit beträgt 12 Monate. Bis zu 3 Verlängerungen sind vorgesehen.

Ist ein Auftragswert bekannt?

Die Bekanntmachung nennt keinen Auftragswert. Das ist der Normalfall: nur rund 4 Prozent der offenen Ausschreibungen veröffentlichen einen. Den Umfang zeigt das Leistungsverzeichnis in den Vergabeunterlagen.

CPV-Codes dieser Ausschreibung

• 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

Rechtsrahmen

(1) Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfolgt im offenen Verfahren, im nicht offenen Verfahren, im Verhandlungsverfahren, im wettbewerblichen Dialog oder in der Innovationspartnerschaft.

Was das für Bieter heißt

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Wissen zum Verfahren

• EU-Schwellenwerte
• Vergabeunterlagen lesen
• Eignung nachweisen
• Angebotsfristen
• An einer Ausschreibung teilnehmen

Quellen

• Bekanntmachung: TED, Amtsblatt der Europäischen Union, abgerufen am 09.11.2026
• Leistungsbezeichnungen: CPV 2008, Verordnung (EG) Nr. 213/2008, deutsche Fassung
• GWB § 119: gesetze-im-internet.de
• Marktzahlen: Vergabe-Index, eigene Auswertung aller offenen Bekanntmachungen

Zitieren: „Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen im Bereich Rechnungsreklamationsmanagement“, Ausschreibung, Neurobird Ausschreibungen, https://neurobird.com/de/ausschreibungen/bekanntmachung/rahmenvereinbarung-ueber-dienstleistungen-im-bereich-t778318-2026, Stand 09.11.2026. Alle Angaben ohne Gewähr, maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.