EU-weite Ausschreibung

technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen

EU-weite Ausschreibung (Dienstleistung): „technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen“ in Berlin. Vergabeart: Offenes Verfahren, EU-weit bekannt gemacht (oberhalb der EU-Schwellenwerte, Verfahren nach GWB und VgV). Angebote sind bis Dienstag, 17.11.2026 einzureichen, in 16 Tagen. Leistung nach CPV: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport.

Angebotsfrist

17.11.2026, noch 16 Tage

Veröffentlicht

14.10.2026

Vergabeart

Offenes Verfahren

Bekanntmachung

EU-weit (TED)

Leistungsart

Dienstleistung

Auftragswert

nicht veröffentlicht

Quelle, zuletzt geprüft

TED (EU-Amtsblatt), 01.11.2026

Erfüllungsort

Berlin, Berlin

Leistungsbeschreibung

Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)

Bedingungen laut Bekanntmachung

Zeitplan

Was die Zahlen sagen

• Ein Auftragswert ist nicht veröffentlicht, wie bei rund 97 Prozent der offenen Bekanntmachungen.
• Mit Erfüllungsort Berlin sind derzeit 489 Ausschreibungen offen.
• Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung: Abgerufen wird während der Laufzeit nach Bedarf, der tatsächliche Umfang steht vorher nicht fest.
• Die Frist fällt in Kalenderwoche 47.
• Bundesweit sind 7 Ausschreibungen derselben CPV-Gruppe offen (92000…, Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport).

Fragen zu dieser Ausschreibung

Wie viel Zeit bleibt für das Angebot?

Bis Dienstag, 17.11.2026, also noch 16 Tage. Die genaue Uhrzeit und den Abgabeweg nennt die Originalbekanntmachung; maßgeblich ist immer sie.

Was bedeutet hier Rahmenvereinbarung?

Die Vergabestelle schließt einen Vertrag über eine Laufzeit und ruft Leistungen nach Bedarf ab. Mengen in der Bekanntmachung sind Schätzungen, keine Zusagen.

Wie lange läuft der Auftrag?

Die Laufzeit beträgt 24 Monate. Bis zu 2 Verlängerungen sind vorgesehen.

Um welche Leistung geht es?

Dienstleistung. Nach dem CPV-Code: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport.

Wie hoch ist der Auftragswert?

Die Bekanntmachung nennt keinen Auftragswert. Das ist der Normalfall: nur rund 3 Prozent der offenen Ausschreibungen veröffentlichen einen. Den Umfang zeigt das Leistungsverzeichnis in den Vergabeunterlagen.

Wie wird die Eignung bei EU-weiten Verfahren belegt?

Vorläufig kann die Eignung mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) belegt werden; welche Nachweise die Vergabestelle verlangt, steht in den Vergabeunterlagen.

Vor der Abgabe prüfen

1. Vergabeunterlagen über die Originalbekanntmachung laden und das Leistungsverzeichnis vollständig lesen. Mehr
2. Abgabe bis 17.11.2026, 09:00 Uhr einplanen; die meisten Plattformen nehmen nur elektronische Angebote an. Mehr
3. Neben dem Preis zählen weitere Kriterien: die Gewichtung in den Unterlagen prüfen. Mehr
4. An das Angebot gebunden bis voraussichtlich 24.01.2027: Kapazität und Preise bis dahin sichern. Mehr
5. Rahmenvereinbarung: Preise so kalkulieren, dass sie bei kleinen und großen Abrufmengen tragen. Mehr
6. Die EEE ausfüllen und die geforderten Eignungsnachweise auf Abruf bereithalten. Mehr
7. Fragen zu den Unterlagen über die Plattform stellen, solange die Frist es erlaubt; Fehler im Verfahren sofort rügen. Mehr

Einordnung nach CPV

• 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport

Wie viel gerade offen ist

Stand 01.11.2026, gezählt nach Abzug der Dubletten. Mehr im Vergabe-Index.

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Rechtsrahmen

(1) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Grundlage dafür ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zu dessen Ermittlung können neben dem Preis oder den Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden.

Was das für Bieter heißt

Neu in Berlin

Wissen zum Verfahren

• EU-Schwellenwerte
• Vergabeunterlagen lesen
• Eignung nachweisen
• Angebotsfristen
• An einer Ausschreibung teilnehmen

Quellen

• Bekanntmachung: TED, Amtsblatt der Europäischen Union, abgerufen am 01.11.2026
• Leistungsbezeichnungen: CPV 2008, Verordnung (EG) Nr. 213/2008, deutsche Fassung
• GWB § 127: gesetze-im-internet.de
• Marktzahlen: Vergabe-Index, eigene Auswertung aller offenen Bekanntmachungen

Zitieren: „technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen“, Ausschreibung, Neurobird Ausschreibungen, https://neurobird.com/de/ausschreibungen/bekanntmachung/technische-betreuung-von-veranstaltungen-und-ausstellungen-t708477-2026, Stand 01.11.2026. Alle Angaben ohne Gewähr, maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.